L’affermazione dello smart working sta portando le organizzazioni a progettare differenti scenari per le modalità e il luogo di lavoro. Alcune aziende accolgono questa modalità di lavoro lasciando al collaboratore la libertà di lavorare in ufficio o in qualunque altro luogo. Crescono le aziende “location-independent”che hanno deciso di non avere un ufficio e far lavorare i propri collaboratori soltanto da remoto.
Il nuovo trend è l’ufficio virtuale online per interagire grazie a software che simulano lo spazio di lavoro fisico di cui ancora molte persone sentono il bisogno.
Mentre un cospicuo numero di aziende ancora respinge lo smart working posticipando il cambiamento ad un momento futuro che prima o poi arriverà, altre compagnie decidono di non avere un ufficio: una scelta coraggiosa ma non priva di senso e nella maggior parte dei casi è una scelta condivisa con i collaboratori.
Recentemente Automattic, l’azienda che sviluppa il CMS WordPress, ha deciso di mettere in vendita i propri uffici a San Francisco: 1400mq di uffici open space dotati di molte attrattive. Il motivo della vendita è semplice: si recano in ufficio 5-6 collaboratori mentre tutti gli altri preferiscono lavorare da remoto.
Buffer è un’altra azienda che dopo alcuni anni di lavoro in un ufficio ha deciso di abbandonarlo per lasciare ai propri collaboratori la libertà di lavorare da dove preferiscono.
Le aziende “location-independent” hanno fatto della loro scelta un motivo in più per investire sulla cultura aziendale e creare un senso di squadra molto forte. Inoltre si sono dotate di perk e benefit adatti ad acquisire nuovi talenti da remoto e mantenere quelli già presenti, ad esempio viene dato il rimborso a chi decide di lavorare in un co-working.
Quando di parla di lavoro in ufficio o di lavoro da remoto le persone si dividono in due gruppi: alcuni preferiscono lavorare da remoto e rinunciano volentieri all’ufficio, gli altri hanno bisogno dell’ufficio come luogo di aggregazione e di relazione che dona significato stesso alla parola lavoro.
I millennials e ancora di più la generazione Z sono solitamente favorevoli al lavoro da remoto e spesso lo richiedono. Le generazioni precedenti si stanno aprendo allo smart working grazie alla maggiore qualità di vita e lavoro.
L’ambiente ufficio virtuale online: un nuovo trend.
Tra questi nuovi ways of working e spinte generazionali esistono aziende che lavorano in un ufficio online.
Questo significa che i collaboratori utilizzano un software in grado di simulare gli spazi fisici di un ufficio. Per ora gli spazi sono disegnati in 2D, ma il passo al 3D è breve perché aziende come Facebook stanno già integrando la tecnologia Oculus Rift.
Questi software non hanno niente a che fare con second life o un utilizzo ludico degli spazi virtuali.
Lo scopo di un ufficio online è di ricreare la prossimità personale e la funzionalità di uno spazio fisico di cui i team hanno bisogno per poter lavorare insieme da remoto.
I team sono co-localizzati online in un ufficio disegnato su una mappa visuale con gli avatar che rappresentano le persone all’interno dello spazio virtuale.
Le stanze e gli spazi comuni di questo ufficio virtuale simulano la cucina, lo spazio con divano dedicato al relax, stanze dove si è molto focalizzati e non si vuole essere disturbati. Il concetto è molto simile al disegno degli spazi in base alla loro funzione. La policy di uno spazio siffatto descrive come comportarsi all’interno.
La mia personale esperienza ha fatto un salto di qualità da quando mi sono unito a Virtual Team Talk, un co-working space internazionale dove diversi professionisti si incontrano e lavorano nello spazio creato dal servizio sococo.com.
In questo spazio può succedere che mi trovo nella sala “casual” insieme ad una persona e colgo l’occasione per conoscerla. Oppure mi trovo nella stanza “very focused” dove tutti sono molto concentrati e non mi azzarderò a disturbare i miei colleghi. Posso spostarmi nella sala “open discussions” per un brainstorming remoto dove tutti i colleghi hanno la webcam accesa.
Nella stanza “after party” posso conoscere informalmente i miei colleghi dopo lavoro.
La sensazione di vicinanza dei propri colleghi è innegabile con il passare del tempo. Lavorare in un team remoto dà spesso quella sensazione di non sapere cosa stanno facendo i colleghi: se stiano lavorando al computer o siano fuori per una commissione.
L’integrazione con i tool che facilitano la comunicazione è già avanzata. Inoltre con questa modalità di lavoro le persone sono libere di andare e venire nello spazio virtuale comunicando agli altri la loro presenza.
Il movimento globale dei lavoratori da remoto è in continua crescita e un ufficio online può aiutare a simulare uno spazio fisico di cui ancora molte persone sentono il bisogno.
La scelta di adottare lo smart working in modo tale che il collaboratore possa scegliere quando lavorare in ufficio e quando lavorare da remoto, seguendo una chiara policy aziendale, appare ancora migliore con l’uso di un ufficio online.
Testo di Giovanni Battista Pozza, Digital Entrepreneur e co-founder di Full Glass (Happiness Think Thank).
Photo Automattic: credit Scott Beale https://www.flickr.com/photos/laughingsquid/
Photo Office online: Virtual Team Talk Sococo
