Come deve cambiare l’ufficio? Si è molto parlato su WOW! dell’importanza del ripensamento del workplace in un’ottica smart.
Ecco le principali osservazioni e le problematiche emerse da  un confronto collettivo che ha riunito un nutrito gruppo di Facility Manager di importanti aziende italiane e multinazionali.

Come si può progettare uno spazio fisico che ha il compito di rispondere alle esigenze dei nuovi Ways Of Working e stimolare il cambiamento verso lo Smart Working?

Quali problematiche stanno vivendo le aziende che iniziano il percorso verso lo smart working? Quanto è importante che ciascuna azienda esegua la propria analisi preliminare per poter fornire un briefing più chiaro possibile ai progettisti?

Su questi interrogativi si sono confrontati i referenti dell’area Facility Management  analizzando i temi basilari per l’implementazione dello Smart Office ed evidenziando le maggiori criticità e le best practice da adottare.

Spazi rigidi? La colpa non è solo dell’architetto!

Sono più di una le criticità in comune che i diversi gruppi hanno evidenziato; tra tutte spiccano la rigidità degli spazi, e la non riconfigurabilità degli ambienti molto spesso dovute alla mancanza di un’analisi che preceda l’implementazione del nuovo layout.
Purtroppo non esiste una ricetta di smart working valida per tutti e ogni azienda deve costruire il proprio percorso.
Quindi solo attraverso l’accurata osservazione degli stili di lavoro, l’analisi delle presenze e la condivisione degli obiettivi è possibile fornire ai progettisti un briefing valido che permetta di realizzare degli ambienti di lavoro davvero flessibili e in grado di assecondare le esigenze dell’azienda. 

Tutti i gruppi concordano sulla necessità di sapere cosa si vuole fare prima di iniziare il progetto spaziale.

Anche la mancanza di coinvolgimento può aggravare l’innata “resistenza al cambiamento” delle persone che, se non motivate, manifestano un attaccamento alle proprie abitudini che rischia di diventare un impedimento allo smart office.

Tema dibattuto è quello del rifiuto della standardizzazione che nel progetto “tradizionale” dell’ufficio aveva i suoi punti fermi nello status. Oggi, pur rispettando l’identità aziendale, si chiede la possibilità di declinare gli standard sulle identità dei singoli individui.

Le criticità più sentite nel progetto dello smart office.

Paradossalmente le critiche più sentite riguardano gli spazi troppo grandi! Gli open space sono spesso affiancati da ampi spazi di supporto e sale riunioni di grandi dimensioni poco coerenti con gli stili di lavoro quotidiani: è più probabile che ci si riunisca in pochi e che servano piccole aree protette acusticamente. 

Il tema acustica, che significa anche privacy e riservatezza, ha bisogno di aree progettate ad hoc ma richiede anche comportamenti più attenti a ridurre il rumore (per esempio parlare a voce bassa, spostarsi nei phone booth per telefonare, eliminare il viva-voce negli open space).

Devono essere progettati e sperimentati anche spazi di supporto fisico, soluzioni e tecnologie funzionali soprattutto in ottica paperless.
Il progetto non può prescindere dalle tecnologie adottate e quindi dovrà coinvolgere anche i responsabili IT, per implementare una tecnologia portatile per tutti, che ti segua dovunque nello spazio. D’altro canto lo spazio avrà il compito di agevolare l’uso della tecnologia.

L’utilità di un progetto pilota e della post occupancy evaluation.

Il percorso verso lo smart working va intrapreso senza fretta; prevedere una fase preliminare per testare le soluzioni da adottare su un campione ridotto di persone ha diversi vantaggi:
il progetto pilota permette di correggere le soluzioni che non funzionano e quindi di evitare sbagli: intervenire a posteriori è sempre più complicato e costoso;
il progetto pilota ha il compito di raccogliere i suggerimenti del gruppo coinvolto che, se motivato, è spesso in grado di trovare soluzioni diverse e valide.
Dalle esperienze dei FM presenti emerge che 6 mesi sia il periodo ideale per un progetto pilota al quale deve fare seguito una seconda analisi di valutazione prima di applicare su tutta la popolazione le soluzioni testate sul campione ridotto e per essere certi che non ci siano modifiche o migliorie da apportare, anche in termini di riconfigurabilità.

Viene sottolineato che il progetto pilota e la successiva survey sono necessarie per identificare il mood, ma talvolta non sono sufficienti perchè non sempre riflettono la realtà sui grandi numeri oppure sollevano polemiche sterili.
Per evitare controindicazioni, accanto alla survey sul campione ridotto, restano insuperabili l’osservazione delle persone sul campo e la rilevazione pura per portare avanti le necessità e non solo i desideri.

Coinvolgimento, a tutti i livelli! Gli engager.

Tutte le persone devono essere coinvolte nel processo di cambiamento dello smart working, non solo il top management.

Figure fondamentali per l’implementazione dello smart office sono gli engager ovvero dei portavoce che facciano da trait de union tra l’azienda e la popolazione.
Hanno la funzione di raccogliere informazioni e dubbi sul workplace e sulle tecnologie da adottare, informazioni utili anche a chi progetta per trovare soluzioni adatte.
All’interno del team pilota va selezionato un gruppo capace di dialogare con i colleghi, di ascoltare suggerimenti e di redigere un decalogo.
Ognuno tende a usare gli spazi come li ha sempre usati, quindi se si introducono nuove tipologie di spazio è necessario coinvolgere e far capire come usarli attraverso policy chiare. Le regole permettono di utilizzare al meglio gli spazi di lavoro e le tecnologie.

Best practice e approccio comportamentale.

Tra le aziende che applicano lo smart working, viene sottolineata l’importanza dei comportamenti e dell’aiutare i colleghi a capire come ci si deve comportare in una situazione di smart working.

Alcune aziende si concentrano sulla collaborazione e sugli spazi di supporto ragionando in un’ottica di prenotabilità delle diverse aree per superare il cattivo comportamento del prenotare per tutta la giornata senza averne la reale necessità.
In questo senso la tecnologia ha un ruolo importante non solo per la gestione delle prenotazioni, ma anche per quanto riguarda gli strumenti che permettono di collaborare in remoto e rendono quindi inutile il consueto meeting.

Ovviamente è fondamentale che tutti sappiano usare queste tecnologie.
Così si torna inevitabilmente a un fattore chiave: la formazione.

Le foto in apertura e chiusura sono relative agli uffici del progetto Hive di Intesa Sanpaolo in via Manzoni a Milano, vincitore del Copernico Smartplaces Award.