Una interessate ricerca svolta dall’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano ci offre la fotografia più recente e completa sull’adozione di questi nuovi modelli lavorativi in Italia. Il modello SW produce benefici rilevanti sia per le imprese (aumento di produttività del lavoratore medio del 25% che può arrivare al 50% e riduzione del costo del lavoro di circa 1,7 miliardi di euro) sia per l’intero Sistema Paese: se il 10% dei lavoratori che si spostano in auto adottasse il telelavoro per 100 giorni l’anno si otterrebbe un risparmio di tempo pari a 47 milioni di ore, di denaro pari a 407 milioni di euro, di emissioni di anidride carbonica pari a 307 mila tonnellate.
“Queste cifre, nonostante misurino solo una piccola parte dei benefici ottenibili, danno un’idea delle potenzialità dello Smart Working in Italia – afferma Mariano Corso, Responsabile Scientifico dell’Osservatorio Smart Working – e dovrebbero stimolare azioni da parte di tutti gli attori chiave volte a trasformare questi benefici da ‘potenzialità’ a ‘energia’ per la crescita delle imprese e del Paese”. Il freno alla diffusione dello SW va attribuito, non alle tecnologie ICT sempre più diffuse, ma a una cultura manageriale ancora basata sul controllo, a organizzazioni aziendali poco flessibili e a una legislazione del lavoro obsoleta
Le leve per realizzare un sistema Smart Working
Un sistema SW si basa sulla progettazione congiunta di leve tecnologiche, organizzative e gestionali che considerino tre ambiti principali:
1. Configurazione degli spazi fisici di lavoro
Il 39% dei Responsabili HR dichiara che nella propria azienda sono stati definiti dei piani di riprogettazione del layout dell’ ufficio per creare ambienti aperti, flessibili e orientati alla collaborazione e al benessere delle persone, mentre il 64% ha già apportato negli ultimi anni significativi cambiamenti.
Gli ambiti di innovazione in questo campo sono l’aumento della dimensione degli uffici; l’adozione di postazioni condivise; la riconfigurabilità delle postazioni di lavoro; la creazione di aree di relax per la collaborazione e la relazione sociale; l’introduzione di sistemi di localizzazione automatica dei dipendenti attraverso dispositivi wireless.
2. Tecnologie per gli spazi virtuali di lavoro
Le tecnologie chiave sono quelle di Knowledge Management, Social Network & Community per il supporto alla creazione di relazioni e conoscenza tra le persone, Collaboration per il supporto della comunicazione attraverso sistemi di conferencing, instant messaging, Voice over IP, condivisione e co-editing in real time ecc.; il Mobile Workspace per l’accesso a contenuti e strumenti in mobilità (palmari, tablet, smartphone, new tablet); Cloud Computing, piattaforme (Platform as a Service) e risorse infrastrutturali (Infrastructure as a Service).
3. Stili di lavoro e policy organizzative
Solo il 5% dei Direttori HR indica che i lavoratori possono scegliere come ripartire il proprio tempo lavorativo tra le diverse sedi (casa, ufficio, presso i clienti, ecc.). In particolare, il telelavoro viene praticato da meno del 10% della popolazione aziendale, tipicamente commerciali, dirigenti e donne con famiglia. I motivi di questa flessibilità limitata, a detta dei Direttori HR, non sono tanto da ricercare nella tecnologia e nella normativa, quanto nella cultura aziendale e in particolare nelle difficoltà di coordinamento e collaborazione tra i dipendenti (56%), nel timore di perdita di controllo (50%) e nel timore di isolamento e alienamento delle persone (47%). Quando però la Direzione HR è riuscita a farsi promotrice di questo rinnovamento i benefici sono stati notevoli nel miglioramento della motivazione e nel miglior equilibrio tra lavoro e vita familiare dei dipendenti (84%), nella riduzione del tasso di assenteismo (55%) e nell’incremento delle prestazioni lavorative e della produttività (48%).
Gli Smart Workers in Italia
La Ricerca, realizzata in collaborazione con Doxa, mostra che circa 8 lavoratori su 10 utilizzano un device ICT per oltre il 50% del proprio tempo lavorativo (68% PC fissi, 17% Mobile). Nonostante le tecnologie consentano di poter svolgere le proprie attività a distanza, solo il 5% dei lavoratori ha uno stile di lavoro da “Smart Worker”, caratterizzato da maggiore flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi di lavoro (Distant o Mobile Worker), degli orari di lavoro (Flexible Worker) e degli strumenti da utilizzare (Adaptive Worker).
L’edizione 2012 dell’Osservatorio Smart Working è realizzata con il supporto di Alcatel-Lucent, BlackBerry, Doxa, Plantronics, Telecom Italia, Websense; Aastra, Microsoft.
Alla ricerca è stato affiancato lo Smart Working Awards che ha premiato: Amadori e Sace con menzioni speciali a Vodafone e Heineken.
Nella foto: Sede Cisco System, uno dei primi esempi di Smart Working in Italia (2009, Massimo Roj, Progetto CMR). Foto di Beppe Raso.