La formula per diventare una realtà aziendale “Smarter Working”? BBB (Bricks, Bits, Behaviour).

Secondo Plantronics Leesman Index Study 2011, l’applicazione dello Smarter Working porta a: riduzione del 30% dei costi di real estate, diminuzione del 60% di assenteismo, aumento del 20% di soddisfazione del personale e dei clienti. Per questo motivo Plantronics, leader mondiale in soluzioni audio per la comunicazione, per prima ha sostenuto la filosofia “Smarter Working”, affiancandosi a partner di primo piano, come l’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano.

(Nel prossimo numero di WOW! webmagazine sarà dedicato ampio spazio alla ricerca svolta dalla School of Management del Politecnico di Milano con interviste esclusive)

Quale è la formula per diventare una realtà aziendale “Smarter Working”? BBB
Bricks, cioè l’evoluzione dello spazio lavorativo;
Bits, cioè implementazione della Unified Communication & Collaboration;
Behaviour, cioè nuove modalità di gestione dei collaboratori.
“L’ufficio tradizionale si sta evolvendo – spiega Philip Vanhoutte, Senior Vice President e General Manager EMEA di Plantronics – I professionisti in ufficio hanno bisogno degli strumenti giusti per soddisfare le proprie esigenze e aumentare la produttività, favorire l’innovazione e migliorare la collaborazione.

L’Osservatorio Smart Working ha condotto una ricerca che ha coinvolto in Italia:
65 Direttori delle Risorse Umane;
88 Chief Information Office in rappresentanza di aziende italiane di medio-grandi dimensioni, per comprendere gli investimenti e le prospettive di sviluppo delle tecnologie ICT di Smart Working come Unified Communication & Collaboration, Social Service & Community, Applicazioni e device Mobile, Cloud Computing;
80 Responsabili e Executive delle Line of Business per analizzare l’evoluzione e le esigenze di miglioramento dei modelli e degli stili di lavoro in termini di cultura e comportamenti del management e dei dipendenti, policy e regole organizzative, spazio di lavoro fisico (ufficio) e spazio di lavoro virtuale (strumenti ICT);
1.000 dipendenti (impiegati/quadri/dirigenti) di aziende di medio-grandi dimensioni di età compresa fra i 16 e 65 anni, attraverso una survey condotta in collaborazione con Doxa per analizzarne le modalità di lavoro e la relativa soddisfazione, l’utilizzo e l’impatto degli strumenti ICT sulle proprie performance.

Spazio di lavoro fisico (Bricks)
In Italia si assiste a un’evoluzione dello spazio di lavoro fisico e le aziende stanno attuando iniziative di riprogettazione dello spazio. Cosa significa oggi Smarter Working? Che cosa produce questo trend nel mondo lavorativo a livello di produttività e benefici per le aziende?
Il 39% dei Responsabili HR ha dichiarato che nella propria azienda sono stati definiti dei piani annuali o pluriennali di riprogettazione del layout degli uffici con l’obiettivo di creare ambienti aperti, flessibili e orientati alla collaborazione e al benessere delle persone. Inoltre ben il 58% del campione dichiara di aver già apportato cambiamenti e innovazioni significative in passato in questo ambito.
“L’ufficio Simply Smarter non è semplicemente la riprogettazione di un ufficio. Oggi sono cambiate le modalità di lavoro e i dipendenti trascorrono sempre più tempo lontani dalla scrivania. Con questa tendenza crescente – aggiunge Philip Vanhoutte – emerge l’esigenza da parte delle aziende di fornire al proprio staff lo spazio necessario per lavorare e gli strumenti giusti. Oggi l’ufficio Simply Smarter deve considerare le esigenze di tutti i collaboratori, che sono più efficaci se lavorano in condizioni che migliorano la produttività.”

Spazio di lavoro virtuale (Bits)
Accanto allo spazio fisico, è necessario ridefinire lo spazio di lavoro virtuale, attraverso gli strumenti giusti. Gli strumenti ICT, e in particolare le tecnologie di Unified Communication & Collaboration, possono dare un contributo significativo all’implementazione dello Smart Working, grazie alla loro capacità di facilitare le interazioni tra le persone, indipendentemente dalla loro posizione, e al supporto che tali applicazioni possono dare alle persone che lavorano in condizioni di mobilità.
Al di là degli investimenti delle aziende, i tool che favoriscono lo Smart Working si stanno sempre più diffondendo, anche grazie al fenomeno della consumerizzazione. Per quanto riguarda i device, nel 59% delle aziende i dipendenti utilizzano per lavorare i propri dispositivi personali.
Infatti solo il 13% delle aziende ha sviluppato modelli avanzati di Smart Working, creando degli spazi “virtuali” completi per i propri dipendenti. 

I modelli di lavoro: Behaviour
Secondo la ricerca, i Direttori HR indicano come solo nel 5% delle aziende tutti i lavoratori possano scegliere come ripartire il proprio tempo lavorativo tra le diverse sedi di lavoro (casa, ufficio, presso i clienti, ecc.), mentre nel 38% dei casi questa possibilità è prevista solo per particolari tipologie di dipendenti. In particolare, il Telelavoro (lavoro presso la propria abitazione) viene praticato da meno del 10% della popolazione aziendale, tipicamente commerciali, dirigenti, e donne con famiglia.
I motivi di questa flessibilità limitata?

• Difficoltà di coordinamento e collaborazione tra i dipendenti (56%);
• Timore di perdita di controllo da parte di un management poco orientato alla delega e al lavoro per obiettivi (50%);
• Rischio legato al timore di isolamento e alienamento delle persone (47%).

Oggi il management dimostra un certo impegno sui temi legati allo Smart Working, ma ha ancora difficoltà nella condivisione di informazioni aziendali e nell’incentivare e premiare il contributo innovativo delle persone.
Inoltre i dipendenti sono ancora poco disponibili a cambiare modalità di lavoro e a ridefinire le attività, lavorando in modo flessibile (luoghi e orari lavorativi), a seconda delle esigenze. Questo dato appare in contrasto con quanto emerge dall’analisi sugli utenti finali che, opportunamente incentivati dal management e da policy organizzative non discriminanti, si dichiarano predisposti ad adottare i nuovi modelli di lavoro.

Il luogo dove lavori è smart?