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Spazio, Persone, Tecnologia: i valori dello Smart Working.

Spazio – Persone – Tecnologia. È questa la nuova triade di valori dello Smart Working delineata durante l’incontro Smart Working: Detto, Fatto organizzata da DEGW e Lombardini22.  Lo Smart working non è, infatti, un ragionamento di stile o di moda, ma un tema economico e di management  collegato a degli obiettivi: un salto concettuale verso una cultura di impresa basata sul performance management e in grado di liberare energie.

“Oggi viviamo una grande metamorfosi. Siamo in quella fase in cui le regole precedenti non valgono più, ma non siamo ancora pronti a scrivere quelle nuove. E forse qualcuno ci sta anche dicendo che di regole ce ne saranno molto poche…”, ha aperto così l’evento Matteo Barone, managing partner e responsabile dell’area Employee Engagement di Methodos. “Una volta c’era la regola ferrea delle 3 P dell’organizzazione: posizione, prestazione e potenziale (people, place, performance). Ho una persona con un certo potenziale, la metto in una certa posizione e mi aspetto che produca una prestazione. Una di queste P, quella della posizione, è messa oggi in seria discussione, mentre la P del potenziale è cresciuta in maniera ipertrofica. Un salto concettuale: meno vincoli, meno perimetri, e spazio a tutto ciò che consente al potenziale che ha all’interno ogni azienda di esprimersi.” 

Spazio. La concezione del lavoro agile e dello smart working ha portato a una evoluzione della concezione dell’ambiente di lavoro. Nella progettazione di uno spazio l’azienda deve tenere conto di nuovi fattori tra cui il tempo trascorso effettivamente in ufficio dai suoi impiegati, oggi mediamente 50% dell’intero orario di lavoro, e il tipo di attività svolta (prettamente collaborativa o individuale).
Come ha sottolineato Alessandro Adamo, consulente e direttore DEGW, infatti, “la fase più importante quando si vuole impostare un progetto di smart working è la messa a punto, in cui viene definita la vision e gli obiettivi, quanto si vuole e, soprattutto, quanto serve all’azienda spingere l’acceleratore verso una tale trasformazione”.
Un altro tema legato allo spazio è quello della condivisione del posto di lavoro. La progettazione non avviene più in ottica di postazioni fisse, ma ogni ambiente è costruito con una funzione, in base alle attività che gli impiegati andranno a svolgere in esso.  Alcune aziende hanno spinto questa innovazione fino alla “non territorialità”,  dove nessuno, neanche l’HR, ha una postazione dedicata. Una scelta che porta con sé problematiche legate soprattutto alla privacy.
C’è un tema spazio e un tema modalità di utilizzo dello spazio”, continua Alessandro Adamo. “Nel momento in cui si implementano concetti diversi, bisogna adottare una modalità di comportamento diversa”.
Da rilevare anche la tendenza alla brandizzazione dello spazio, elemento fondamentale di percezione della filosofia e della rappresentazione del business dell’azienda, e l’attenzione allo sviluppo delle aree break e in-between, luoghi di incontro informale, in linea con le nuove ways of working.

Persone. Puntare verso lo smart working richiede un cambio di mentalità enorme, soprattutto da parte del leader, che deve accettare il passaggio da una leadership fondata sul controllo, a una basata sull’accountability.
Come testimoniano i cambiamenti dello spazio, si sta assistendo ad un capovolgimento della piramide lavorativa, dove il cambiamento non avviene più in una logica top-down, ma bottom-up.
Una delle più importanti problematiche che un’azienda deve affrontare nel passaggio al lavoro agile, come si era già sottolineato nelle jelly Session tenute presso l’Isola Wow! Lavoro Agile, è quella di una certa diffidenza da parte del personale. Ogni progetto è chiamato a rispondere alla domanda: come convertire questa paura in entusiasmo?
Progettazione e coinvolgimento, ascolto e comunicazione, people management e performance management, sono le parole chiave che devono guidare ogni trasformazione. “Quando si parte con un progetto pilota tutti hanno paura di essere selezionati. Però il cambiare qualcosa che fa paura porta a dei benefici organizzativi sostanziali”, conclude Alessandro Adamo. “Una volta mi hanno detto: “è cambiato l’umore delle persone”. Tradurre in numeri questo cambiamento è difficile, ma dal momento in cui cambia l’umore, lo spirito di squadra e la percezione dell’organizzazione, automaticamente la produttività aumenta”.

Tecnologia. La tecnologia è il driver principale di un cambiamento che sta avvenendo in maniera così veloce che non è più una scelta di qualche illuminato, ma una necessità.
La tecnologia non solo ha reso più flessibile la gestione dell’orario di lavoro, ma ha anche allargato lo spazio dell’azienda in una vera e propria “espansione digitale”.
“Dovunque io riesca a collegarmi al corpo digitale dell’azienda, in quel momento io sono dentro, è come se fossi lì”, spiega Michele Dalmazzoni, Collaboration country leader e business transformation Cisco Italia.
Due sono i paradigmi della ricerca per la tecnologia in ufficio: deve essere facile e integrata, racchiusa il più possibile in un unico device.
È come quando vendi un giocattolo”, conclude Michele Dalmazzoni. “Non devi venderlo solo alla mamma, ma anche al bambino. Non si possono creare prodotti tecnologici che vadano bene solo all’IT. Quando si progetta tecnologia per l’ufficio al primo posto bisogna mettere la user experience, prima anche di altri parametri importanti come l’avanzamento tecnologico e la sicurezza”.
Testo di Gabriele Masi.

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Star: rivoluzione smart di un’azienda tradizionale.

Dalla scrivania fissa e personale all’open space, da uno spazio fortemente gerarchizzato alle postazioni libere. Come portare un’azienda tradizionale e con un una lunga storia nell’era dello smart working? Durante la seconda jelly session dell’Isola WOW! Lavoro Agile, Matteo Melchiorri, HR Star e Antonella Grenci de Il Prisma hanno illustrato le caratteristiche dei nuovi uffici Star di Milano.

Star, la famosa azienda alimentare, ha da poco trasferito i suoi uffici presso il centro MAC7 di Milano. Gli interni, progettati dall’architetto Antonella Grenci de Il Prisma, propongono una concezione dell’ambiente di lavoro, all’insegna del “chance encounters”.
“Abbiamo optato per un open space uguale per tutti senza postazioni assegnate” spiega Matteo Melchiorri, direttore risorse umane Star “Abbiamo scelto uno spazio molto generoso, senza un obiettivo di ottimizzazione della superfice. Di per sé la postazione è tradizionale, ma non ci sono pannelli divisori e soprattutto sono stati ridotti al minimo gli spazi fisici per l’archiviazione dei documenti, perché abbiamo adottato un approccio paper-less.
Per accompagnare il processo di cambiamento verso questo nuovo modo di lavorare, abbiamo dotato ogni dipendente di un locker, armadietto 35x35x60cm per gli oggetti personali”.
L’elemento che contraddistingue il progetto è la forte impronta che lazienda ha voluto dare allo spazio, in primo luogo nell’uso del colore.
“Chiunque entri negli uffici non ha dubbi di trovarsi in Star per i colori inconfondibili del marchio”, spiega Antonella Grenci. “Una moquette verde, un grande prato, e le nuvole colorate dei pannelli acustici gialle, rosse e bianche: i colori di Star sono presenti ovunque”.
Altro forte elemento architettonico e cuore del progetto è lagorà.
“Gli uffici hanno una struttura ovale” continua Melchiorri “al centro c’è un’agorà che riproduce l’ambiente famigliare di una cucina, con un bancone, un frigorifero, vending machine, tavolini e divanetti. Unarea break flessibile e multifunzione che può essere utilizzata per rilassarsi o lavorare in autonomia o con altri in maniera informale.
Volevamo un luogo che favorisse lincontro e la condivisione tra i dipendenti. Abbiamo anche una cucina vera, professionale, uno spazio di lavoro dove organizziamo show cooking, eventi con la stampa, coi consumatori, con gli studenti universitari, etc”.
Qual è, però, il fattore più importante del passaggio allo smart working per un’azienda tradizionale come Star?
Melchiorri non ha dubbi: “È il change management, fatto di accompagnamento,verso il nuovo e di spiegazione del perché delle scelte.
Proprio con questa finalità abbiamo illustrato le varie fasi di realizzazione dei nuovi spazi attraverso un website dedicato ed abbiamo organizzato un focus group interno per ascoltare i dubbi e gli spunti delle nostre persone”.
Limportante è non dare per scontato nulla e rispondere a tutte le domande che arrivano”.
Il passaggio allo smart working, come tiene a sottolineare Melchiorri, non è comunque semplice e richiede una sua gradualità.
“Non possiamo definirci un’azienda agile, ma abbiamo scelto per il momento una maggior flessibilità in entrata (dalle 7.30 alle 9.30), nella gestione dell’orario durante la giornata e di conseguenza anche dell’orario di uscita, ma soprattutto abbiamo eliminato la timbratura, all’insegna del trust ed dell’accountability. Abbiamo deciso di non adottare in questa fase l’home working, per il futuro vedremo…”.
Testo di Gabriele Masi.

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Diamo fiducia al lavoro agile!

“Qual è il senso vero del lavoro agile? Un grande patto di fiducia, una fiducia estrema nelle persone e nella loro capacità di regolarsi e di darsi degli obiettivi concreti e, al contempo, una filosofia di vita, una strada di semplicità piena di effetti positivi. Ma allora perché non si riesce ad attuare?” Con questa domanda l’assessora Chiara Bisconti ha aperto la tavola rotonda inaugurale della settimana dell’Isola Wow! Lavoro Agile presso la Piscina Cozzi di Milano lo scorso 23 Marzo.

“Il lavoro agile si basa sull’autodeterminazione di tempo e luogo uscendo finalmente dalla visione tayloristica del lavoro. E’ una modalità lavorativa che misura la qualità del lavoro sugli obiettivi e i risultati: a tutti può portare grandi vantaggi. In particolare aumenta il grado di benessere del dipendente perché permette di recuperare ore preziose da dedicare a sé, alla famiglia, al tempo libero e all’impegno sociale. Noi donne in particolare siamo soddisfatte quando riusciamo ad avere un approccio globale e a ‘mettere insieme le cose’ cercando di uscire da stili di vita che ci vogliono sempre divisi- ha dichiarato in apertura dei lavori l’assessora Chiara Bisconti e ha continuato- Forse il cambio culturale può essere stimolato anche da un ‘momento estremo’ come questo perché quando i luoghi sono ben concepiti sono già predisposti per essere accoglienti e per rispondere a bisogni diversi.

In effetti, come ha fatto notare Luca Ghezzi, responsabile di relazioni esterne e comunicazione di Milanosport, “Il colpo d’occhio di vedere l’acqua lì sotto e tanta gente che qua a pochi metri parla di lavoro agile è qualcosa che colpisce davvero. Oggi nelle famiglie dove lavorano sia moglie che marito il lavoro agile diventa praticamente indispensabile”. Allora quali sono le resistenze al cambiamento?
La risposta la dà Antonino Borgese di Great Place to Work Italia: “La realizzazione del lavoro agile in azienda non è un problema di tipo logistico o tecnologico, ma di un rapporto di fiducia da instaurare in due sensi. Da una parte la fiducia del manager che il collaboratore, anche senza le forme di controllo in presenza, faccia il suo lavoro e dall’altra quella del dipendente caratterizzata dall’urgenza di sfatare il mito che le persone con le migliori prestazioni e che fanno più carriera sono quelle che lavorano più a lungo in ufficio.
Il manager di ogni azienda deve essere molto chiaro nel momento in cui decide di intraprendere un cammino di questo tipo: stare in ufficio fino a tardi non ha niente a che vedere con la prestazione lavorativa. In questo senso il lavoro per obiettivi è veramente un processo di crescita culturale. D’altra parte, come emerge da un sondaggio svolto dall’azienda TNT, le persone che lavorano da casa dedicano all’azienda mediamente 5 ore in più che non quelle che lavorano in ufficio.
E questo non è un caso perché fare lavoro agile non è solo mettere le persone in condizioni di lavorare con maggiore agio, ma è soprattutto l’espressione della cura che l’azienda ha delle esigenze dei dipendenti. La cura è uno dei fattori più importanti che rendono possibile alla persona di esprimere a pieno il proprio potenziale e il meglio di se stessa”.

Una seconda criticità culturale è stata sottolineata invece da Alberto Cannistrà di IFMA Italia e responsabile Real Estate di Siemens.
Perché la gente non sceglie il lavoro agile? Perché c’è una paura diffusa che si arriverà a non avere più una chiara e netta suddivisione di quella che è la nostra vita privata e il tempo dedicato all’ufficio e all’azienda. Questo è dunque il maggior timore: essere in servizio 24h al giorno, senza più un momento per staccare”.
Ma questi problemi si possono risolvere come dimostra l’esperienza di Siemens che trattiamo in un articolo a parte.
“Il tema del work-life balance diventa centrale per riuscire a trovare il confine tra tempo lavorativo e tempo libero”, conferma anche Fiorella Crespi responsabile Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, mostrando dei dati incoraggianti sui cambiamenti nel settore del lavoro in Italia.
“Soprattutto nel corso dell’ultimo anno qualcosa si sta muovendo. L’8% delle aziende italiane ha abbracciato la visione del lavoro agile. Questo nuovo mondo di lavorare porta benefici anche all’azienda stessa: miglioramento produttività fino al 40%, le persone svolgono lo stesso lavoro in meno tempo e sono più produttive. È qualcosa che se adeguatamente implementato funziona, un meccanismo virtuoso che sta iniziando a diffondersi. Un modo di lavorare che non ha niente a che fare con il telelavoro, con cui spesso viene confuso. Il lavoro agile è qualcosa di molto diverso: è dare la possibilità alle persone della libertà e della flessibilità”.
Sintetizziamo in un articolo dedicato gli interventi di Francesco Zurlo e Marco Predari hanno risposto alla domanda: come risponde il design in questo progressivo cambio di mentalità verso il lavoro agile?
Testo di Gabriele Masi.

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