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Lo smart office nato dalla ristrutturazione dello spazio.

Doxa, leader delle ricerche di mercato in Italia e autore del sondaggio svolto per Osservatorio Smart Working, ha partecipato alla settimana del Lavoro Agile ospitando la presentazione del saggio “Zainocrazia” e raccontando la propria esperienza di azienda agile. Un cambiamento che, come racconta l’amministratore delegato Vilma Scarpino, è stato generato dalla ristrutturazione degli spazi di lavoro.

 

Oggi sono oltre 250 mila i «lavoratori agili» in Italia, ossia coloro che godono di discrezionalità nella definizione delle modalità d’impiego in termini di luoghi, orari e strumenti utilizzati per svolgere al meglio le proprie mansioni. E sono pari al 7% di tutti gli impiegati, quadri e dirigenti. Lo dice l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, curato proprio da Doxa.
Si tratta di persone assunte all’interno di aziende perlopiù medio-grandi e grandi, dislocate prevalentemente nel Nord Italia, in quasi 7 casi su 10 sono uomini (a sorpresa!) e hanno un’età media di 41 anni.
Fare lavoro agile significa rimettere in discussione stereotipi relativi a luoghi, orari e strumenti di lavoro consentendo alle persone di raggiungere una maggiore efficacia professionale e un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. Con vantaggi per tutti.


Uffici Doxa a Milano.
Un ufficio che non sembra un ufficio e che da tutti è piacevolmente vissuto come una casa.
Calore, identità domestica, forte connotazione attraverso lo stile etnico, colori diversi che caratterizzano i diversi piani, sale riunioni informali e la grande conviviale cucina: l’ambiente preferito dai 250 dipendenti che, coinvolti nel percorso di change management, vivono lo smart working in modo spontaneo, senza necessità di prenotare sale meeting o le aree condivise.

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La felicità degli spazi di lavoro: GPTW premia Geico.

Il 3 marzo Great Place to Work ha reso pubblica la classifica delle migliori aziende per cui lavorare in Italia. La graduatoria, articolata in tre categorie di grandi, medie e piccole aziende, è stilata sulla base di un questionario sulla qualità percepita dell’ambiente di lavoro distribuito ai dipendenti. L’indagine ha preso in esame il rapporto tra manager e collaboratori, il coinvolgimento nel lavoro e i rapporti tra colleghi.
La qualità dell’ambiente organizzativo riguarda da vicino la felicità: “Le tre forme di benessere: sociale, economico e ambientale sono indivisibili. Insieme determinano la felicità globale lorda.” secondo le parole di Ban Ki-moon, segretario generale delle Nazioni Unite.

Intorno ai concetti del benessere si è andato costituendo in questi anni quello che potremmo definire un movimento, di cui fanno parte un numero crescente di imprese nel mondo: queste organizzazioni condividono la convinzione che la crescita economica sia intimamente legata ai due fattori del benessere sociale e ambientale.
I leader che applicano tali presupposti rendono concreto il principio secondo il quale dai rapporti costruttivi tra manager collaboratori e colleghi, derivi il livello di impegno delle persone e il successo economico dell’impresa. Sono numerose le ricerche che confortano questa tesi. Le rilevazioni effettuate nel nostro Paese mettono in evidenza che le 45 aziende della classifica di Great Place to Work, organizzazioni caratterizzate dai piu’ elevati livelli di benessere dei propri collaboratori, hanno visto quest’anno una crescita del loro fatturato del 12,61%, di gran lunga superiore a quello medio Italiano, che si attesta al 2,28%. Questo dato conferma una tendenza fotografata negli ultimi 5 anni.
La ricerca di Great Place to Work di quest’anno ha messo a fuoco in modo particolare il tema degli spazi di lavoro, per capire in che misura essi rappresentino un elemento importante della qualità del clima organizzativo.

A Geico il premio speciale per i migliori ambienti lavorativi.

Geico, società operante nel settore dei servizi industriali di ingegneria, ha ricevuto il premio speciale per i migliori ambienti lavorativi.
Abbiamo studiato la percezione degli spazi di lavoro riguardo alla possibilità di concentrarsi nell’attività, di consentire livelli adeguati di privacy, di adattarsi in modo flessibile ai bisogni del lavoratore e all’impatto sull’immagine aziendale. Le nostre analisi confermano l’importanza che assume oggi la qualità degli ambienti di lavoro. La percezione degli spazi determina due aspetti chiave del clima organizzativo, la cura dimostrata dai manager per i collaboratori e il benessere psicologico ed emotivo.

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La progettazione dei nuovi spazi di lavoro a Cinisello Balsamo (Milano) è una risposta a 360° ai bisogni della persona che lavora. Nascono cosi’ i lay out flessibili, nei quali la persona può scegliere di volta in volta di lavorare in uno spazio condiviso con gli altri colleghi, o in uno silenzioso in cui potersi concentrare, in uno appartato che consenta la privacy, o ancora possa fare una riunione in un’atmosfera di confidenzialità. L’ambiente di lavoro in alcuni casi non si limita a rispondere alle sole esigenze di tipo funzionale, ma tiene conto anche di quelle dell’equilibrio psico-fisico: ecco allora comparire nell’ambiente di lavoro i bistrot, i giardini, le cucine e le sale relax.

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I due fattori -cura per le persone e del benessere psicologico- promossi dalla qualità degli spazi lavorativi, sono a loro volta collegati alla percezione di lavorare in un eccellente ambiente organizzativo.
Si stima che un punto percentuale di aumento della percezione degli ambienti di lavoro determini da 0,6 a 0,8 punti di incremento nella percezione di un “great place to work”.
L’impatto che i workplace hanno, per cosi’ dire, sulla “felicità” non è fine a stesso, ma è qualcosa che, come si è visto, si traduce in migliori performance organizzative e risultati economici.

Testo di Antonino Borgese, Direttore della ricerca – Great Place to Work®

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Il Giardino dei Pensieri di Laura è il luogo fisico dove prendono forma i percorsi mentali. È lo spazio reale che il presidente Arabnia ha voluto dedicare a sua moglie Laura e a tutta la sua famiglia allargata: i dipendenti.
Qui batte il cuore di Geico. Qui ha sfogo la parte destra del suo cervello. Qui prende forma la sua anima.
In tutto 2.000 metri quadrati di benessere e bellezza, preludio indispensabile prima di accedere al Pardis Innovation Centre, perfetta sintesi tra emozioni e creatività.
A comporre questo meraviglioso giardino zen, uno spazio per la meditazione, la palestra aziendale, la zona bistrot e un’area culturale e di intrattenimento composta da un anfiteatro e da una galleria fotografica. L’ideale per il benessere psico-fisico delle persone che abitano Geico.

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L’acustica e qualità ambientale nel workplace.


L’evento si svolgerà il prossimo 10 giugno presso Spazio US49 di Milano e vedrà la partecipazione di quattro attori del mondo della progettazione acustica, ognuno con un sapere e una caratteristica ben precisa nel modo di vedere e sentire il progetto sonoro ponderato per gli spazi di lavoro collettivi ed individuali.

Introdurrà la serata l’Architetto Marco Predari (Universal Selecta), precursore nella progettazione degli spazi a pianta aperta per ambienti di lavoro seguace, sin dagli albori, delle filosofie del Burolandshaft e delle prime applicazioni di Space Planning.
Nella parte centrale della conferenza un piacevole dibattito fra due filosofie progettuali: l’ingegnere e l’architetto.
L’ “incontro-scontro” fra tecnicità ed estetica, rappresentati dall’Ingegner Ezio Rendina (Viva Consulting), consulente e progettista impegnato nella valutazione, nella previsione, nella progettazione di sistemi di abbattimento dell’inquinamento acustico ambientale e del disturbo da vibrazioni prodotte da agenti esterni di contro l’Architetto Cristiana Cutrona (Revalue) specializzata nella progettazione di interni per grandi ambienti di lavoro, sostenitrice del pensiero dello Smart Working per cui cambiando il modo di stare nello spazio e di organizzarlo si può coniugare l’eccellenza del servizio alla missione dell’architettura.
Concluderà l’evento l’intervento dell’Ingegner Franco Mialich (MCM ): project manager nel settore Real Estate con pluriennale esperienza nella gestione di progetti immobiliari complessi in tutti i settori delle costruzioni civili ed industriali.
Con il patrocinio di AREL Italia ( Associazione Real Estate Ladies).
Titolo: L’acustica protagonista della qualità ambientale in ufficio.
Dove: Spazio US49 Eventi, Via Ettore Ponti 49, Milano.
Quando: 10 giugno 2015 ore 18,30, segue aperitivo.
Per informazioni:
marketing@universal-selecta.it

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Riassetto immobiliare UniCredit: smart working, sostenibilità, benessere.

Smart working, benessere dei dipendenti e attenzione al cliente sono alla base dei nuovi step del progetto di riassetto immobiliare UniCredit. A quasi un anno dal trasferimento della Direzione Generale, nella nuova UniCredit Tower vengono inaugurate nuove aree di lavoro e di svago e si annunciano due importanti iniziative : la realizzazione dei Piani Città e il consolidamento del nuovo Modello di Filiale a livello internazionale.

In linea con il Piano Strategico 2014-2018, UniCredit prosegue – in Italia e all’estero, l’opera “Piani Città” di razionalizzazione delle sedi direzionali in 25 città europee e consolida l’innovativo format “Modello di Filiale” basato rivisitazione degli spazi, su un contatto più diretto con i clienti, tecnologie interattive e un modello di servizio all’avanguardia.
I due progetti hanno complessivamente un obiettivo di riduzione strutturale dei costi di 400 milioni di euro entro il 2018 (a oggi sono già stati raggiunti 200 milioni) e di dismissione di asset per 5 miliardi di euro, di cui 3,4 miliardi già ottenuti.
“Grazie al nuovo Modello di Filiale oltre 1.500 sportelli vengono ridisegnati per ampliare le possibilità di accesso dei clienti e migliorare il servizio con strumenti di ultima generazione e spazi più moderni, flessibili e fruibili – dichiara Federico Ghizzoni, Amministratore Delegato di UniCredit – mentre con i Piani Città libereremo entro il 2018 oltre 700 mila metri quadri. Completato il progetto di UniCredit Tower, nei prossimi tre anni riuniremo anche le diverse sedi direzionali di Monaco e Vienna in nuovi spazi ufficio multifunzionali”.
Il progetto “Piani Città”, avviato nel 2010, interessa tutte le principali sedi europee del Gruppo e ha come obiettivo la razionalizzazione sostenibile, pianificata sulla base di quattro direttrici principali:
consolidamento delle sedi con il rilascio di 150 edifici;
decentramento: oltre l’80% delle sedi rimanenti è nelle aree più funzionali delle città;
modelli di occupazione dello spazio più efficienti: target medio di 10/12 mq a persona;
riduzione dell’impatto ambientale: circa 50 mila tonnellate di CO2 in meno all’anno.

L’introduzione dello Smart Working ha un ruolo chiave all’interno di questo processo.
A Milano sono inoltre in fase di sperimentazione esempi di Smart Mobility grazie ai quali, un giorno alla settimana, è già possibile lavorare da casa o da una delle quattro sedi (City Hub) del Gruppo, “luoghi terzi” collocati nella cintura metropolitana.
Il progetto Smart Working, partito tre anni fa in Italia e Germania, in fase pilota su una popolazione di circa 1.000 persone, nei prossimi 3 anni verrà esteso a circa 20.000 dipendenti, a livello internazionale.

“Lo Smart Working – dichiara Paolo Fiorentino, Vice Direttore Generale di UniCredit – offre l’opportunità di vivere in modo flessibile gli spazi di lavoro, facilitando la collaborazione e promuovendo una sempre maggiore autonomia nella gestione del lavoro, basato ancora di più sulla fiducia e focalizzato al risultato. Crediamo profondamente nell’adozione di questo modello che prevediamo di estendere già nel 2015 anche ai 4 mila colleghi in UniCredit Tower, Headquarters del Gruppo”.

I nuovi spazi della UniCredit Tower.
Caratteristica preponderante dei diversi spazi a disposizione di chi vive e frequenta UniCredit Tower è la multidisciplinarietà degli ambienti, pensati per realizzare un contesto accogliente e nel contempo adattabile alle diverse esigenze lavorative.
Sale riunioni si alternano ad aree aperte che, sfruttando arredi riconfigurabili, penisole e divani permettono il lavoro individuale e di gruppo. Tre terrazze si affacciano su Piazza Gae Aulenti, ideali per meeting informali o per momenti di relax all’area aperta.
Alcuni esempi di aree comuni presenti nel complesso sono: le Tree House, The Garden, il Gymnasium e i nuovi worksetting degli spazi Smart Working.

Didascalie
1, 2 Le Tree House, spazi multifunzionali adibiti al lavoro individuale, di gruppo e a incontri informali interni si trovano ai piani 2°/3° delle Torri A e B.
3,4, Il 16° piano della Torre B ospita il primo spazio Smart Working del complesso UniCredit Tower. Evoluzione dell’open space, lo Smart Working permette di scegliere tra ambienti differenti a seconda delle diverse esigenze lavorative.
5, Alcune postazioni touch down.
6, The Hive, una delle sale meeting.
7, Un orto aziendale allestito nella terrazza della torre A .
8,The Garden Restaurant & Cafè è il ristorante aziendale e luogo di pausa riservato ai dipendenti di UniCredit Tower.

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Scandinative Workplace di Luca Nichetto e Kinnarps.

Aree activity-based, scivoli e ambienti ludici in ufficio o lavoro dal divano di casa? Un numero sempre maggiore di richieste si basa sulle nostre capacità creative e ovviamente anche gli spazi di lavoro cambiano. Dunque che cosa richiede il progetto di un ambiente creativo?

Basandosi sulla cultura scandinava, caratterizzata dalla trasparenza e da gerarchie orizzontali, Kinnarps propone un percorso nel mondo della creatività intitolato Scandinative, un gioco di parole che unisce “Scandinavian” e “Creative”. L’installazione alla Pelota nel corso della Design Week di Milano, progettata con il designer Luca Nichetto con Kinnarps, indaga il legame tra design e creatività nell’ambiente di lavoro.

 

L’ installazione dinamica che Luca Nichetto ha disegnato seguendo i 5 concepts di Kinnarps è realizzata su più livelli che si intersecano tra loro creando molteplici percorsi e punti di prospettiva dai quali è possibile osservare l’esposizione.
Attraverso l’uso di pareti mobili, ambienti e percorsi sono in costante cambiamento. Rivelano di volta in volta zone lavoro, isole verdi e specchi d’acqua che sorprendono il visitatore e lo invogliano a scegliere tra nuove e inaspettate direzioni.
Lo spazio è arricchito con piante e isole verdi con alti alberi: le diverse aree sfatano, col loro alternarsi, l’idea oramai obsoleta della zona ufficio intesa come luogo statico.
Nell’area ludica uno specchio d’acqua, che ricorda i numerosi laghi di cui è disseminata la Svezia, stimola la creatività essendo un riferimento all’infanzia e ad uno dei passatempi di quell’età: fare a gara con gli amici a chi fa rimbalzare più volte un sasso piatto sulla superficie dell’acqua appunto.
“Ciò di cui ho bisogno nel mio spazio di lavoro ideale è condensato in questo progetto, all’interno del quale chi ci si trova è costantemente posto di fronte ad un nuovo bivio, che, per sua natura, impone una scelta, ma soprattutto cambia la prospettiva. Un po’ come succede a Venezia quando c’è acqua alta: i tuoi percorsi abituali devono per forza cambiare e le vie ostruite ti costringono a cercare nuove vie.” spiega il designer Luca Nichetto.

L’installazione Scandinative Workplace è progettata sulla base di cinque concetti chiave capaci di stimolare la creatività. L’idea guida è disegnare ambienti che infondano la sicurezza di rischiare e allo stesso tempo incoraggino il gioco e il coinvolgimento. In sintesi i 5 concetti-cardine di Kinnarps sono: Costruire e Cambiare, Disorientaci, Assumersi rischi, Non smettere di giocare, Creare un Eco-sistema di idee.
Testo di Gabriele Masi.
Illustrazioni di Elin Svensson.

Titolo installazione: Scandinative Workspaces.
dove: La Pelota , Via Palermo 10, Milano (Brera Design District).
quando: 8 /13 Aprile 2014.
orari: Martedì 10 /19; Mercoledì 10 /21; Giovedì10 /22; Venerdì10/24; Sabato 10/21; Domenica 10/16.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Didascalie
1,2 Costruire e Cambiare:
Dare alle persone il potere di cambiare da soli ciò che li circonda e creare le condizioni per liberare il pensiero.
3, Disorientarci: Creare soluzioni architettoniche inaspettate che incoraggiano la creatività.
4, Assumersi rischi: La creatività fiorisce in contesti dove le persone osano prendere decisioni e questo si riflette anche nell’ambiente.
5, Non smettere di giocare: Il gioco neutralizza le strutture gerarchiche e sociali e crea le condizioni per innovare.
6, Creare un Eco-sistema di idee: La maggioranza delle soluzioni creative deriva da incontri informali. Attivare aree dove incontrarsi spontaneamente è un modo per aumentare la creatività.

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La mentalità “start-up” chiave per una nuova estetica.

O + A è uno studio di interior design con sede a San Francisco fondato da Primo Orpilla e Verda Alexander all’inizio degli anni ’90. Il loro obiettivo è individuare e comprendere la cultura delle aziende start-up e tradurla in termini spaziali. Studio O+A sa comprendere le forze economiche e sociologiche che stanno trasformando il modo in cui le persone lavorano e vivono: i confini sfocati tra casa e ufficio, la sempre crescente mobilità della forza lavoro e il movimento fluido delle informazioni.

Voi affermate che “la mentalità start-up” è una caratteristica fondamentale dell’estetica O + A”: che cosa significa esattamente “mentalità start-up” secondo voi?
La maggior parte delle start-up inizia con l’idea di fare qualcosa di meglio, più velocemente, in modo più efficiente, più efficace, più piacevole rispetto a quanto è stato fatto in passato. La mentalità start-up porta ad analizzare costantemente le condizioni esistenti, i protocolli e le procedure noti e a interrogarsi. È un modo di guardare le cose sia ricettivo che critico. Ricettivi alle nuove idee, ma sempre testandole per verificare la risonanza che hanno e come si attuino in pratica. I nostri progetti hanno l’obiettivo di aiutare gli imprenditori a trovare e attuare le pratiche di business che funzionano meglio per loro, senza tener conto delle convenzioni stantie di quello che un workplace dovrebbe essere.

Il vostro modello progettuale è focalizzato sull’individuazione e la comprensione della cultura aziendale. Come è cambiata in questi ultimi anni? Che impatto hanno questi cambiamenti sull’interior design?
La cultura aziendale è diventata molto meno gerarchica e formale. L’enfasi ora è sulla collaborazione e sulla costruzione di un ambiente di lavoro che incoraggi ciascuno ad essere creativo, non solo il team Ricerca&Sviluppo. Quello che tutti i nostri clienti chiedono è più spazi di incontro e maggiore varietà di spazi di incontro. Ovviamente le persone lavorano meglio quando sono rilassate e possono scambiare le idee con i colleghi e un ufficio ben progettato può promuovere quel tipo di lavoro collaborativo. Ma deve essere bilanciato con spazi per la concentrazione, perché alcune attività richiedono tranquillità e relax. La nuova cultura aziendale ha capito che non esiste più il posto di lavoro “taglia unica” adatto per ogni attività. Il posto di lavoro efficace è quello dove tutti i dipendenti possono muoversi continuamente da un tipo di spazio a un altro a seconda delle esigenze del momento.Si tratta di sbloccare il potenziale di ogni individuo per ottenere il massimo.

L’ufficio e la casa sono due delle possibili opportunità. Quali “spazi terzi” immaginate?
I clienti sono sempre più alla ricerca di in-house caffè nei loro uffici e vogliono aree ricreative. Non si tratta di “rendere divertente il lavoro” in sé. È più una consapevolezza che la creatività si sviluppa da un mix di lavoro e leisure. Che spesso le buone idee vengono in mente quando stai facendo qualcosa di diverso. Per questo gli ambienti di lavoro “fully-equipped” dove le persone possono utilizzare strumenti per sperimentare e inventare, appendere le loro biciclette o costruire qualcosa, sono molto popolari. Tutti questi spazi di lavoro stimolano e rigenerano.

Quali scenari e quali evoluzioni prevedete per l’ufficio e le modalità di lavoro/vita nel prossimo futuro?
Pensiamo che l’ambiente di lavoro diventerà più fluido di quanto non sia già. La possibilità di lavorare dovunque è il regalo che ci ha fatto la moderna tecnologia delle comunicazioni. Questo non significa necessariamente lavorare da casa, sebbene questa possibilità sia inclusa. Significa anche spostare il “desk” in ufficio – desk anche nella forma di un computer portatile o di un tablet- in base a quello che accade quel giorno. Significa avere un incontro con lo staff nell’area caffetteria dell’ufficio, o nel caffè per strada o in taxi andando all’aeroporto. Significa lavorare a qualsiasi ora del giorno o della notte. Tutte queste cose stanno già accadendo nel nuovo workplace, ma saranno più diversificate, più strutturate.
Altra tendenza che vediamo è un crescente rispetto per i valori e le texture del passato. Soprattutto nel design, gli imprenditori vogliono che il loro business sia legato a una tradizione -spesso una tradizione industriale o artigianale- che dia il segno e riconoscibilità dello sforzo umano. Proprio a causa della natura digitale di gran parte dell’economia di oggi, l’apprezzamento per il tangibile si fa sempre più forte.

Intervista esclusiva di Renata Sias, direttore di WOW! Webmagazine.
Foto di Jasper Sanidad, courtesy O+A.

 


Didascalie
1,2,3,
Microsoft campus di Redmond, Washington (5500 mq), un prototipo del workplace 2.0 basato sulla massima flessibilità, spazi più collaborativi,creativi e stimolanti.

L’ufficio del futuro immaginato da O+ A e Microsoft è un’amalgama di texture industriali classiche, tecnologia d’avanguardia e un mix di ambienti per stare seduti o sdraiati. Le gerarchie manageriali sono invisibili — tutti siedono e seguono il flusso creativo.
4,5,
Climate Corp è una società che analizza per le aziende agricole i dati relativi al clima. Il design degli uffici enfatizza la portata globale della missione dell’azienda. Sospeso sopra la grande area comune con funzioni di reception, accoglienza, cucina e sala conferenze, un mappamondo del diametro di 2,5 m “ruota” come promemoria de continuo cambiamento di clima sulla terra. La rotazione è però un’illusione: tre proiettori gestiti al computer dalla reception proiettano le immagini sulla sfera bianca per creare l’effetto del movimento.

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Come creare l’Ufficio Smart Working.

Un tempo il lavoro flessibile sembrava un’idea futuristica, ma grazie al contributo della tecnologia, alla razionalizzazione degli spazi e alla volontà del personale, ora lo Smarter Working sta diventando una filosofia. Philip Vanhoutte, senior Vice President e Managing Director Europe e Africa di Plantronics propone 10 consigli concreti su come avviare un percorso verso lo Smarter Working all’interno della propria azienda.

Dopo aver esaminato i risultati di 10 studi che hanno intervistato oltre 16.000  persone, una ricerca Cochrane del 2010 ha rivelato che il tempo di lavoro, definito con l‘auto-programmazione, ha determinato il miglioramento del sonno, la riduzione della stanchezza, l’abbassamento della pressione sanguigna, il miglioramento della salute mentale e molto altro.
Partendo da questi risultati positivi, Plantronics ha intrapreso un percorso per sviluppare una politica di gestione del lavoro flessibile con nuovi spazi di lavoro in tutta Europa.

Qui di seguito ecco 10 consigli:
1)Valutate la situazione in ufficio.
E’ essenziale, per tenere il passo con la moderna forza lavoro, aiutare i dipendenti a essere felici e a rimanere in contatto, non importa dove si trovino. In primo luogo, valutate le diverse esigenze dei dipendenti, la loro ubicazione e la loro personalità, prima di intraprendere questo cammino. Per facilitare i cambiamenti abbiamo usato il Leesman ‘Employee Work Space Satisfaction Survey’ (www.leesman.co.uk), che  ha permesso ai nostri dipendenti di esprimere la propria voce sui temi legati alla progettazione, al design e al layout dell’ufficio, considerando tre aree principali: Bricks (l’ufficio), Bytes (la tecnologia) e Behaviours (i processi lavorativi).
2) Pianificate accuratamente.
Anche se non sempre va come si prevede, prima di iniziare è fondamentale avere un piano preciso. Ci sono molti cambiamenti nel percorso verso uno spazio smarter working ed è facile deviare il corso. Parlate con gli esperti in design, gestione delle facility, IT e risorse umane per capire cosa può funzionare meglio nella vostra situazione. Ricordatevi: i consigli sono gratuiti.
3) La felicità dei dipendenti deve essere il principale obiettivo.
Durante l’intero processo l’obiettivo principale era quello di aiutare i nostri dipendenti a ottenere il massimo dal lavoro. Quanto più i vostri dipendenti sono on board e impegnati, migliore sarà il risultato. Se i cambiamenti avviati non hanno un impatto diretto, forse non è la strada giusta.
4) Create in ufficio spazi ottimizzati per le varie tipologie di lavoro.
Nella nostra riprogettazione degli uffici abbiamo definito delle aree acustiche per definire quattro nuovi spazi di lavoro focalizzati su: Concentrazione (Concentrate – spazio tranquillo per potersi dedicare e concentrare su un lavoro); Collaborazione (Collaborate – aree per lavorare insieme); Comunicazione (Communicate – aree vivaci, occupate, in cui esiste un rumore continuo produttivo) Contemplare (Comtemplate – spazio libero per l’ispirazione creativa, dove rigenerarsi e rilassarsi). Questi quattro spazi soddisfano le esigenze dei nostri dipendenti e rendono l’ambiente di lavoro più salutare e più felice.
5) Realizzare un’ottima acustica è una priorità assoluta.
Gli uffici, in qualsiasi location, sono spesso fonte di continue distrazioni e di rumore. Nel nostro percorso verso nuovi uffici smarter working, abbiamo incorporato l’ABC dello spazio acustico – Assorbimento, Blocco e Copertura. Usare pannelli e tessuti per assorbire il suono, barriere acustiche per il blocco e anti-rumore aiutano a tenere a bada le distrazioni nella nuova area.
6) Avere la tecnologia adeguata.
E’ fondamentale avere a disposizione dei requisiti tecnologici che favoriscano la comunicazione per i collaboratori ubicati in diversi luoghi, che permetta comunque di concentrare l’attenzione sull’identità aziendale e assicuri la presenza di tutti i dipendenti in ogni momento. Questo assicura che tutti si sentano “checked in”. I telefoni fissi sono stati sostituiti da softphone, rendendo i portatili e gli smartphone gli strumenti delle comunicazioni vocali. La presenza è favorita da applicazioni come Microsoft Lync e Cisco Jabber. Abbiamo inoltre completamente ottimizzato i PC, la larghezza della banda di rete e la qualità del servizio vocale, soprattutto su Wi-Fi.
7) Non dimenticate la formazione.
Il  meglio della tecnologia del mondo non è di alcuno aiuto, se i dipendenti non sanno come usarla al massimo delle sue potenzialità. Prendetevi il tempo per le domande e assicurate in azienda un periodo di transizione fino a quando la tecnologia favorirà il lavoro stesso.
8) Stabilite la fiducia.
Non lasciate che i manager temano di perdere di “vista” i loro collaboratori e che i collaboratori temano di perdere di ‘vista’ i propri obiettivi. Il primo passo è avere la giusta tecnologia in modo che ognuno si senta connesso. Il passo successivo è garantire che le aspettative di tutti i membri del team, le attività e i processi all’interno del business siano allineati, in modo tale che non ci siano sorprese. Questo non è sempre facile, ma se si identifica l’agente giusto per sostenere questo cambiamento, i manager abbracceranno una forza lavoro distribuita, si costruirà un gruppo di successo distribuito e si consentirà una comunicazione efficace tra i membri del team.
9) Dedicate tempo alle valutazioni.
E’ facile dimenticare di fare un passo indietro e valutare come il cambiamento è stato accolto. Assicuratevi di controllare il processo con i vostri dipendenti, dedicando tempo alla formazione e al tempo di transizione. Per fare questo, siamo tornati al questionario Leesman, dopo la riprogettazione degli uffici, e abbiamo scoperto un aumento del 40% nella soddisfazione verso lo spazio di lavoro. Inoltre sono emersi altri dati interessanti: una riduzione del 30% dei costi di real estate, una diminuzione del 60% delle assenze dei dipendenti e un aumento del 20% della felicità generale dello staff e dei clienti. L’ago della bilancia si sta spostando.
10) Godetevi il percorso verso il cambiamento.
E’ facile da dire, ma è importante ricordarsi di trarre beneficio dai cambiamenti positivi in corso nel vostro posto di lavoro. Dalla posizione delle luci negli uffici alla felicità dei collaboratori. Le persone sono la chiave dello smarter working: è da tenere sempre a mente.

Se non fosse ancora chiaro, mi sono davvero convertito allo smarter working, sono convinto che se si danno ai propri collaboratori gli strumenti giusti, lo spazio giusto e la fiducia, insieme alla libertà di scegliere come lavorare, essi faranno davvero cose sorprendenti. Ne sono testimone.

Testo di Philip Vanhoutte, Senior Vice President e Managing Director Europe e Africa di Plantronics. Plantronics ha nuovi uffici smarter working nel Regno Unito, Germania, Spagna e Paesi Bassi, a cui ne seguiranno altri.

Nelle foto gli Plantronics di Madrid.