Dopo l’esperienza di cento giorni di lavoro da casa, abbiamo capito che la principale caratteristica dello Smart working consiste nell’autonomia e nella libertà di gestire il proprio tempo.
E’ ormai chiaro che quello che la maggior parte dei lavoratori sta sperimentando non è Smart Working. E’ solo un brutale lavoro da remoto.
E soprattutto è chiaro a tutti che l’ergonomia della postazione di lavoro è indispensabile, anche a casa.
Per questo il prof Francesco Marcolin, ergonomo Europeo Certificato e responsabile di Ergocert, propone una certificazione per la postazione di lavoro domestica, affinché l’home office non sia una tortura.

Ergonomicamente parlando, nel vecchio caro ufficio disponevamo di dotazioni di alto livello anche se, a quel tempo, non davamo loro importanza: una scrivania ampia e di altezza giusta, magari sit-stand, una sedia da ufficio con un piano di seduta e uno schienale progettati per stare seduti molte ore, dei braccioli regolabili per scaricare le tensioni delle spalle e soprattutto un valido sostegno lombare per aiutarci a mantenere una corretta postura assisa e diminuire i dolori alla schiena.

E inoltre, un grande schermo (o magari due) per vedere meglio i contenuti informatici; un sistema di illuminazione che ci consentiva di avere una visione confortevole dell’ambiente; un impianto di climatizzazione regolarmente manutenuto; una razionalizzazione degli spazi che rendeva il lavoro più semplice; un servizio di manutenzione degli strumenti informatici, delle linee telefoniche, della rete internet ecc. e infine anche degli spazi specificamente progettati per rigenerarci bevendo un caffè e scambiando le nostre idee con i colleghi. 

In altre parole, ci siamo resi conto che l’ergonomia del posto e degli ambienti di lavoro non è un lusso né un capriccio, è una cosa che serve!

Ergonomia e Smart Working 

Da ergonomo, il mio compito è comprendere le dinamiche di interfaccia tra l’essere umano impegnato in una determinata attività e il cosiddetto evento interagente che può essere rappresentato da un prodotto (o uno strumento), piuttosto che da un ambiente (di lavoro o meno) o da una organizzazione. Quindi, ciò di cui si occupa un ergonomo è studiare che cosa succede quando una persona interagisce con qualcosa, cercando di trovare la migliore soluzione per tutti gli elementi in gioco. 

Nel caso di ciò che, spesso impropriamente, abbiamo chiamato “Smart Working” gli elementi in gioco sono in sintesi: 

1. l’azienda e il tipo di organizzazione che esprime
2. la tipologia di lavoro svolto
3. la tipologia dei compiti che assegna alle persone 
4. la tipologia degli strumenti utilizzati per svolgere tale lavoro
5. le caratteristiche degli ambienti in cui tutto ciò si svolge
6. le caratteristiche delle reti delle relazioni interne e esterne tra le persone e i clienti/fornitori
7. gli obiettivi da raggiungere da parte dei collaboratori
8. i sistemi di gestione delle risorse umane gli strumenti motivazionali 
9. i sistemi di comunicazione tra i vari elementi del Sistema (persone, reparti, soggetti esterni, ecc.) 
10. altri elementi peculiari da organizzazione a organizzazione

E’ evidente che parliamo di un’analisi complessa.
Più umilmente, come ergonomo responsabile di un Ente di Certificazione specificamente dedicato all’ergonomia, posso cercare di determinare degli obiettivi forse meno eclatanti, ma pur molto utili per il miglioramento sia delle condizioni reali di lavoro della persona in “Smart Working”, sia della rispondenza dell’azienda ai requisiti richiesti dalla legge e dai quadri normativi cogenti.

Che cosa impone la legge.

Vediamo che cosa ci dice la legge che in ogni caso va rispettata. Sia il D.L. 81/08  che la legge n. 81 del 22/05/2017 che regola il lavoro agile impongono ai datori di lavoro il rispetto di alcuni principi relativamente alla sicurezza nei luoghi di lavoro e problematiche connesse che richiedono oggi una riflessione nell’ottica di un moderno Smart working.

Ripensando solo ad alcuni fondamentali principi riportati nel D.L. 81/08 e senza entrare nel dettaglio tecnico dei numerosi articoli presenti nei due documenti, si può sinteticamente dire che il datore di lavoro è responsabile:

1. della valutazione di tutti i rischi per la salute e sicurezza e della programmazione della prevenzione, mirata ad un complesso che integri in modo coerente nella prevenzione le condizioni tecniche produttive dell’azienda nonché l’influenza dei fattori dell’ambiente e dell’organizzazione del lavoro;
2. dell’eliminazione dei rischi e, ove ciò non sia possibile, la loro riduzione al minimo in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico;
3. del rispetto dei principi ergonomici nell’organizzazione del lavoro, nella concezione dei posti di lavoro, nella scelta delle attrezzature e nella definizione dei metodi di lavoro e produzione;
4. della riduzione dei rischi alla fonte;
5. della fornitura ai lavoratori dei necessari e idonei dispositivi di protezione individuale; 
6. della fornitura ai lavoratori di un’adeguata informazione e formazione sui rischi specifici;
7. dell’effettuazione della programmazione delle misure ritenute opportune per garantire il miglioramento nel tempo dei livelli di sicurezza, anche attraverso l’adozione di codici di condotta e di buone prassi;  
8. della manutenzione di ambienti, attrezzature, impianti, con particolare riguardo ai dispositivi di sicurezza in conformità all’indicazione dei fabbricanti.

Invece, per quanto attiene specificamente al lavoro agile, nella legge n. 81 del 22/05/2017, viene ribadito che:

1. Per smart working, o lavoro agile, si intende una modalità lavorativa di rapporto di lavoro subordinato in cui c’è un’assenza di vincoli a livello di orario e di spazio.
2. Il datore di lavoro garantisce la salute e la sicurezza del lavoratore che svolge la prestazione in modalità di lavoro agile e a tal fine consegna al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, con cadenza almeno annuale, un’informativa scritta nella quale sono individuati i rischi generali e i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro. 
3. Il lavoratore è tenuto a cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione predisposte dal datore di lavoro per fronteggiare i rischi connessi all’esecuzione della prestazione all’esterno dei locali aziendali. 
4. Il lavoratore ha diritto alla tutela contro gli infortuni sul lavoro occorsi durante il normale percorso di andata e ritorno dal luogo di abitazione a quello prescelto per lo svolgimento della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali.

I problemi delle aziende

Ora, in relazione a quanto sopra riportato e in attesa di adeguati approfondimenti su tutte le questioni che restano ad oggi irrisolte parlando di Smart working, viene da chiedersi in quale modo il datore di lavoro possa correttamente operare per rispettare le disposizioni di legge e nel contempo garantire la sicurezza ai propri dipendenti.

Facciamo alcuni esempi concreti: 

1. Se il lavoratore Smart worker, avvalendosi di un diritto previsto dalla legge sul telelavoro, non consentisse all’azienda di entrare nella propria abitazione per effettuare la valutazione dei rischi, come farebbe l’azienda stessa a verificare la conformità almeno ai requisiti di sicurezza ed ergonomici minimi della postazione di lavoro “casalinga”? 
2. E ancora. Quali strumenti potrà mettere in campo l’azienda per attuare delle azioni di prevenzione ed evitare che tali condizioni di lavoro (postazione di lavoro, strumenti utilizzati, ambiente, ecc.) possano causare dei problemi alla salute del lavoratore? 
3. E come fare per mantenere un’attività di controllo della conformità (come invece abitualmente possibile in ufficio) e come previsto dalla legge? 
4. Se il lavoratore dovesse imputare all’azienda un problema di carattere sanitario (es. male di schiena o problemi ai polsi o altro di competenza del medico competente), quali mezzi avrebbe il datore di lavoro per potersi difendere, dato che gli è stato impedito di effettuare una corretta valutazione del rischio?
5. E come fare per tenere sotto controllo e gestire lo stress lavoro correlato?

Certificazione Smart Working Ergocert

Come responsabile di un ente di certificazione per l’ergonomia posso solo mettere in campo una certificazione specificamente dedicata allo Smart working e sviluppata nel periodo del lock down proprio pensando alle esigenze delle aziende e quelle degli Smart worker di oggi e di domani. Di che cosa si tratta e a che cosa serve? 

La certificazione Smart Working ErgoCert si basa sui seguenti elementi:

1. L’utilizzo di una piattaforma specificamente dedicata alle tematiche ergonomiche e dedicata al lavoratore Smart worker che, collegandosi attraverso uno codice univoco inviatogli dal datore di lavoro, potrà fruire di una serie di servizi e informazioni utili per:
   1. correggere e ottimizzare la sua postazione e il suo ambiente di lavoro “Smart”
   2. disporre di informazioni specifiche sia di carattere tecnico che sanitario
   3. accedere a una sezione chiamata “soluzioni ergonomiche per lavorare al meglio da remoto”
   4. disporre di una sezione per la formazione a distanza su tematiche ergonomiche e stress lavoro correlato in ambito Home-Office (comprensiva di test di apprendimento)
   5. fruire di un servizio di assistenza a distanza (chat) con professionisti dell’ergonomia e di gestione dello stress da lavoro

I vantaggi per l’azienda.

1. Rispettare i requisiti di legge in tema di Smart working disponendo di una valutazione del posto di lavoro da remoto del proprio collaboratore effettuata da esperti della materia e  basata su evidenze (verrà richiesta al lavoratore la compilazione di specifici questionari d’indagine, nonché l’invio di immagini del posto di lavoro Home-Office – fotografie eventualmente corredate da piccoli filmati – sia per la prima valutazione di conformità da parte dei valutatori, sia per la seconda valutazione con dimostrazione delle correzioni ergonomiche apportate);
2. Fruire di tale valutazione ad un costo decisamente basso pur se effettuata da esperti di ergonomia accreditati;
3. Fornire ai propri dipendenti delle soluzioni efficaci per rendere il posto di lavoro da remoto conforme almeno ai requisiti minimi, una specifica informazione e formazione a distanza su tali rischi e un servizio di assistenza (in chat o telefonico) dedicato a risolvere in tempi brevi qualunque problematica ergonomica;
4. Poter inserire tale valutazione nel proprio DVR;
5. Fregiarsi di una certificazione erogata da un Ente di Certificazione di parte terza e accreditato a livello internazionale.  

Un mondo che cambia così velocemente richiede risposte e azioni altrettanto veloci.

Lo Smart working è sicuramente la nuova frontiera del lavoro moderno e rinunciare a comprendere le implicazioni che porta con sé, può portare ad una perdita di competitività se è vero che le aziende vincenti sono quelle composte da persone vincenti e che, se l’efficienza delle persone dipende da molteplici fattori, quello del benessere, dell’ergonomia del posto di lavoro e più in generale della valorizzazione della componente umana, rappresenta il fattore differenziante e qualificante di un’azienda di successo.

Ogni elemento dell’organizzazione dovrebbe essere messo nelle migliori condizioni per dare il massimo di sé stesso per il bene dell’organizzazione stessa. Gestire i team di lavoro in un contesto di distanza sociale quindi, diviene per le aziende una sfida nella sfida in un mercato globale che sta diventando sempre più iper-competitivo e che non consentirà l’utilizzo dei vecchi “margini di manovra” che fino ad oggi hanno permesso alle aziende meno attente di sopravvivere comunque.
Dopo covid-19 non sarà più cosi. E’ nato un nuovo modo di pensare. Sarà bene farci l’abitudine.

Testo di Francesco Marcolin, Ergonomo Europeo Certificato EUR.ERG. Responsabile di Ergocert – Ente di Certificazione per l’Ergonomia

Didascalia foto in apertura:
Lago Home Office per nuovi modi di vivere gli spazi domestici.