L’ufficio non come è pensato, ma come è vissuto. Questo è il punto in comune dei diversi approcci contemporanei al design dell’ambiente di lavoro, che uniscono tecnologia, benessere e cultura aziendale, partendo dall’esperienza e dalle necessità del singolo, come ha testimoniato il forum Worktech17 Madrid, a cui ha partecipato Herman Miller con aziende leader come Interface insieme a grandi studi di architettura come Zaha Hadid Architects, Carlo Ratti Associati e Studio Banana.

Particolarmente interessante nell’intrecciare questi tre aspetti è la modalità di progettazione proposta da Ulrich Blum, di Zaha Hadid Architects nel suo intervento dal titolo già indicativo “The self-learning workplace”.  La disposizione degli elementi e delle persone all’interno dello spazio si deve basare, secondo Blum, sul monitoraggio costante di dati attraverso rivelatori e sensori IoT costantemente all’opera: bisogna pensare l’ambiente ufficio come un network vivo che si definisce in una attività quotidiana in grado di essere letta in base a parametri come distanza, visibilità e illuminazione.

Attraverso i dati raccolti, il progettista può calcolare quali siano le necessità reali di ogni singolo dipendente e disporre le scrivanie e i diversi tipi di ambiente per ottimizzare la comunicazione, la concentrazione e il tempo di lavoro. Le stesse informazioni possono essere usate anche per creare algoritmi in grado di calcolare i gruppi di lavoro più efficaci e metterli nelle migliori condizioni: l’idea è quella di sovvertire l’idea di gerarchia: non più quella che pensa il boss, ma la gerarchia per come si forma nella realtà di ogni giorno. “Vogliamo inserire le persone in una reale gerarchia e non in una artificiale. Questo è il nostro metodo di lavoro: facciamo sedere una persona al desk e misuriamo la distanza che percorre, finché non raggiungiamo il miglior compromesso tra i diversi parametri. Dobbiamo mettere insieme arredo e intelligenza artificiale, in modo da aumentare la flessibilità che gli arredi possono dare”.

L’ufficio, dunque, è prima di tutto un’interazione reale tra persone: “you +me = 3” è un’altra provocazione di Living Office e così come “incontra una meravigliosa confusione”, che mette in luce come gli uffici debbano esprimere un caos controllato, base imprescindibile di un processo creativo. Questa interazione può essere guidata dalla tecnologia, un elemento fondamentale che è in grado di sovvertire il rapporto tra uomo e ambiente. “La tecnologia deve creare un ambiente resiliente. Dobbiamo pensare non come noi che ci dobbiamo adattare all’ambiente, ma come l’ambiente si possa adattare a noi. Dobbiamo sperimentare per progettare spazi che siano in grado di modificarsi per le esigenze che arriveranno tra vent’anni e l’unico modo di andare incontro al futuro è inventarlo, fare esperimenti, applicare i prototipi alla realtà e vedere come la gente reagisce ad essi”. È stato questo il cuore dell’intervento di Marco Maria Pedrazzo di Carlo Ratti Associati, uno studio che ha fatto del “management tecnologico” dell’ambiente il proprio campo di ricerca.

Occorrono a questo punto due precisazioni. La prima è che la tecnologia diventa davvero efficace quando ci dimentichiamo della sua presenza: si realizza di avere una scarpa bella quando non la si sente addosso, e così deve essere per la digitalizzazione dell’ufficio: la sfida è quella di inserirla nel processo lavorativo come una cosa naturale.  La seconda invece riguarda l’ultima provocazione di Living Office: “The next thing isn’t for you”. L’innovazione, a qualunque livello e in qualunque ambito si presenti, deve rispettare la cultura aziendale, le reali necessità è i tempi del processo di evoluzione in atto. L’innovazione non deve, quindi, spaventare, allontanare i lavoratori o minare il senso di appartenenza, ma deve generare l’esatto contrario: l’intervento di Key Portilla dello Studio Banana è andato proprio in questa direzione.

Come inserire la tecnologia nell’ambiente di lavoro? Attraverso un processo che parte dalla sorpresa, in grado di generare una curiosità e apprendimento costante, anticamere della creatività. Può essere interessante costruire lo spazio attraverso sessioni di co-design, in cui i manager o i dipendenti prendono parte attiva alla realizzazione dell’ambiente di lavoro, facendo così aumentare loro il senso affettivo e di appartenenza. Infine, un’altra indicazione può essere quella di pensare agli ambienti di lavoro come dei campus universitari, basati su diversi ambienti in grado di favorire diverse attività e diversi stati emozionali.

Per creare un senso di benessere in ufficio, però, la tecnologia non basta: non bisogna scordare l’attrazione e l’amore istintivo dell’uomo per la natura. Oliver Heath, di Interface, ha esposto una interessante ricerca che dimostra come un “design biofilico” capace di ricreare questo contatto con la natura, un “sense of nature”, attraverso il diretto contatto con elementi naturali (luce, piante, acqua) o riferimenti ad essi (colori, pattern, materiali) può ridurre lo stress e aiutare il benessere, migliorando la produttività, la felicità e il senso di appartenenza. Un design che tenga conto della naturale biofilia dell’uomo, inoltre, aiuta la creatività, offrendo spazi adatti al relax che permettono di calmare o ridare energie, essenziali durante una lunga giornata di lavoro.
Report di Mario Colombo (Herman Miller), editing di Gabriele Masi.