Un tempo il lavoro flessibile sembrava un’idea futuristica, ma grazie al contributo della tecnologia, alla razionalizzazione degli spazi e alla volontà del personale, ora lo Smarter Working sta diventando una filosofia. Philip Vanhoutte, senior Vice President e Managing Director Europe e Africa di Plantronics propone 10 consigli concreti su come avviare un percorso verso lo Smarter Working all’interno della propria azienda.
Dopo aver esaminato i risultati di 10 studi che hanno intervistato oltre 16.000 persone, una ricerca Cochrane del 2010 ha rivelato che il tempo di lavoro, definito con l‘auto-programmazione, ha determinato il miglioramento del sonno, la riduzione della stanchezza, l’abbassamento della pressione sanguigna, il miglioramento della salute mentale e molto altro.
Partendo da questi risultati positivi, Plantronics ha intrapreso un percorso per sviluppare una politica di gestione del lavoro flessibile con nuovi spazi di lavoro in tutta Europa.
Qui di seguito ecco 10 consigli:
1)Valutate la situazione in ufficio.
E’ essenziale, per tenere il passo con la moderna forza lavoro, aiutare i dipendenti a essere felici e a rimanere in contatto, non importa dove si trovino. In primo luogo, valutate le diverse esigenze dei dipendenti, la loro ubicazione e la loro personalità, prima di intraprendere questo cammino. Per facilitare i cambiamenti abbiamo usato il Leesman ‘Employee Work Space Satisfaction Survey’ (www.leesman.co.uk), che ha permesso ai nostri dipendenti di esprimere la propria voce sui temi legati alla progettazione, al design e al layout dell’ufficio, considerando tre aree principali: Bricks (l’ufficio), Bytes (la tecnologia) e Behaviours (i processi lavorativi).
2) Pianificate accuratamente.
Anche se non sempre va come si prevede, prima di iniziare è fondamentale avere un piano preciso. Ci sono molti cambiamenti nel percorso verso uno spazio smarter working ed è facile deviare il corso. Parlate con gli esperti in design, gestione delle facility, IT e risorse umane per capire cosa può funzionare meglio nella vostra situazione. Ricordatevi: i consigli sono gratuiti.
3) La felicità dei dipendenti deve essere il principale obiettivo.
Durante l’intero processo l’obiettivo principale era quello di aiutare i nostri dipendenti a ottenere il massimo dal lavoro. Quanto più i vostri dipendenti sono on board e impegnati, migliore sarà il risultato. Se i cambiamenti avviati non hanno un impatto diretto, forse non è la strada giusta.
4) Create in ufficio spazi ottimizzati per le varie tipologie di lavoro.
Nella nostra riprogettazione degli uffici abbiamo definito delle aree acustiche per definire quattro nuovi spazi di lavoro focalizzati su: Concentrazione (Concentrate – spazio tranquillo per potersi dedicare e concentrare su un lavoro); Collaborazione (Collaborate – aree per lavorare insieme); Comunicazione (Communicate – aree vivaci, occupate, in cui esiste un rumore continuo produttivo) Contemplare (Comtemplate – spazio libero per l’ispirazione creativa, dove rigenerarsi e rilassarsi). Questi quattro spazi soddisfano le esigenze dei nostri dipendenti e rendono l’ambiente di lavoro più salutare e più felice.
5) Realizzare un’ottima acustica è una priorità assoluta.
Gli uffici, in qualsiasi location, sono spesso fonte di continue distrazioni e di rumore. Nel nostro percorso verso nuovi uffici smarter working, abbiamo incorporato l’ABC dello spazio acustico – Assorbimento, Blocco e Copertura. Usare pannelli e tessuti per assorbire il suono, barriere acustiche per il blocco e anti-rumore aiutano a tenere a bada le distrazioni nella nuova area.
6) Avere la tecnologia adeguata.
E’ fondamentale avere a disposizione dei requisiti tecnologici che favoriscano la comunicazione per i collaboratori ubicati in diversi luoghi, che permetta comunque di concentrare l’attenzione sull’identità aziendale e assicuri la presenza di tutti i dipendenti in ogni momento. Questo assicura che tutti si sentano “checked in”. I telefoni fissi sono stati sostituiti da softphone, rendendo i portatili e gli smartphone gli strumenti delle comunicazioni vocali. La presenza è favorita da applicazioni come Microsoft Lync e Cisco Jabber. Abbiamo inoltre completamente ottimizzato i PC, la larghezza della banda di rete e la qualità del servizio vocale, soprattutto su Wi-Fi.
7) Non dimenticate la formazione.
Il meglio della tecnologia del mondo non è di alcuno aiuto, se i dipendenti non sanno come usarla al massimo delle sue potenzialità. Prendetevi il tempo per le domande e assicurate in azienda un periodo di transizione fino a quando la tecnologia favorirà il lavoro stesso.
8) Stabilite la fiducia.
Non lasciate che i manager temano di perdere di “vista” i loro collaboratori e che i collaboratori temano di perdere di ‘vista’ i propri obiettivi. Il primo passo è avere la giusta tecnologia in modo che ognuno si senta connesso. Il passo successivo è garantire che le aspettative di tutti i membri del team, le attività e i processi all’interno del business siano allineati, in modo tale che non ci siano sorprese. Questo non è sempre facile, ma se si identifica l’agente giusto per sostenere questo cambiamento, i manager abbracceranno una forza lavoro distribuita, si costruirà un gruppo di successo distribuito e si consentirà una comunicazione efficace tra i membri del team.
9) Dedicate tempo alle valutazioni.
E’ facile dimenticare di fare un passo indietro e valutare come il cambiamento è stato accolto. Assicuratevi di controllare il processo con i vostri dipendenti, dedicando tempo alla formazione e al tempo di transizione. Per fare questo, siamo tornati al questionario Leesman, dopo la riprogettazione degli uffici, e abbiamo scoperto un aumento del 40% nella soddisfazione verso lo spazio di lavoro. Inoltre sono emersi altri dati interessanti: una riduzione del 30% dei costi di real estate, una diminuzione del 60% delle assenze dei dipendenti e un aumento del 20% della felicità generale dello staff e dei clienti. L’ago della bilancia si sta spostando.
10) Godetevi il percorso verso il cambiamento.
E’ facile da dire, ma è importante ricordarsi di trarre beneficio dai cambiamenti positivi in corso nel vostro posto di lavoro. Dalla posizione delle luci negli uffici alla felicità dei collaboratori. Le persone sono la chiave dello smarter working: è da tenere sempre a mente.
Se non fosse ancora chiaro, mi sono davvero convertito allo smarter working, sono convinto che se si danno ai propri collaboratori gli strumenti giusti, lo spazio giusto e la fiducia, insieme alla libertà di scegliere come lavorare, essi faranno davvero cose sorprendenti. Ne sono testimone.
Testo di Philip Vanhoutte, Senior Vice President e Managing Director Europe e Africa di Plantronics. Plantronics ha nuovi uffici smarter working nel Regno Unito, Germania, Spagna e Paesi Bassi, a cui ne seguiranno altri.
Nelle foto gli Plantronics di Madrid.