Il primo requisito per avviare un progetto di smart working è certamente una conoscenza approfondita e dettagliata di tale concetto e di tutte le implicazioni che tale cambiamento ha sulle persone e sui processi in azienda.
Tuttavia questa conoscenza deve essere accompagnata necessariamente da competenze ed attitudini specifiche grazie alle quali poter garantire un’introduzione dello smart working efficace i cui risultati ed effetti siano duraturi e consistenti nel tempo.
Per avviare un progetto di smart working, è dunque fondamentale scegliere le persone giuste.
Che sia un team di più persone o sia un unico responsabile, chi guiderà il progetto dovrà essere capace di trasmettere il cambiamento alle persone ed attuarlo in modo efficace coinvolgendo tutte le funzioni aziendali. Perchè questo sia possibile, vediamo insieme quali sono le competenze che chi gestisce un progetto di smart working deve avere.
Ispirare le persone.
Il punto di partenza di ogni progetto è la giusta visione. Questo vale ancor di più nel caso dell’implementazione dello smart working, un modello di lavoro che, essendo incentrato sulla persona e sui suoi bisogni, necessita di una parte di ispirazione molto forte per far sì che il nuovo approccio venga gradualmente interiorizzato e fatto proprio dai dipendenti.
Per questo, coloro che guidano il progetto devono sposare con entusiasmo questo cambiamento ed essere in grado di ispirare le persone così da riuscire a trasmettere loro la cultura e i valori che caratterizzano questa nuova modalità.
Doti comunicative.
I responsabili del progetto devono essere in grado di comunicare in modo chiaro e di veicolare il messaggio in maniera diffusa internamente. In particolare, è necessario riuscire a spiegare bene ai dipendenti perché si decide di cambiare, insieme a tutti i vantaggi e gli svantaggi annessi al processo.
In questo modo il cambiamento non viene percepito come qualcosa di calato dall’alto in modo improvviso e ingiustificato e il rischio di rifiuto di fronte alle novità viene minimizzato. Chi gestisce il progetto deve inoltre essere in grado di facilitare e mediare lo sviluppo di idee all’interno del team, deve riuscire a mettere tutti nelle condizioni migliori per poter esprimersi, individuare criticità e proporre soluzioni.
Project Management.
Le capacità di gestire il progetto e il proprio team sono competenze essenziali per l’implementazione di un piano di smart working efficace, ben congegnato e strutturato. Di conseguenza risulta fondamentale possedere le competenze e conoscenze tipiche dei Project manager quali precisione, puntualità, attenzione ai dettagli, capacità di organizzazione e pianificazione delle risorse.
Oltre a ciò chi coordina il progetto deve anche essere in grado di guidare e supportare la propria squadra al fine di garantire il raggiungimento degli obiettivi preposti, il rispetto delle scadenze e del budget assegnato.
Design thinking.
Si tratta di una metodologia che nasce nel mondo del design ma che oggi viene adottata sempre di più da aziende e professionisti dei più disparati ambiti. È, in sostanza, un approccio improntato all’innovazione e basato sulla capacità di risolvere problemi complessi in modo creativo.
Per fare questo è necessario partire dalle persone, ascoltare e analizzare i loro bisogni per poi definire le criticità, individuare le soluzioni, testarle e apportare loro i dovuti aggiustamenti così da poter sviluppare un progetto ritagliato e costruito direttamente sul team interno dell’azienda, senza trascurare ovviamente la fattibilità economica.
Engagement.
Una volta che lo smart working è stato implementato, chi si occupa del progetto non lo deve abbandonare ma, per poter garantire un successo effettivo e duraturo, deve continuare a monitorare, ascoltare, osservare i dipendenti e soprattutto deve saper mantenere le persone coinvolte, ingaggiate trovando soluzioni e iniziative che mantengano in loro vivo l’interesse per il progetto, che, allo stesso tempo, si dovrà adattare ed evolvere in base ai feedback ricevuti e alle nuove esigenze emerse.
Collaborazione interdisciplinare.
Tutte le caratteristiche elencate possono essere racchiuse in una sola persona oppure in un team formato da più professionalità, in ogni caso è importante che chi gestisce e guida il progetto abbia un’elevata propensione al confronto e alla collaborazione e che sia in grado di coinvolgere e dialogare con i principali stakeholder di tutte le funzioni aziendali.
Come abbiamo visto, infatti, l’introduzione dello smart working ha impatti di grande rilevanza su tutti gli aspetti dell’azienda, per cui bisogna condurre il cambiamento in modo sinergico, collaborativo e partecipato. Chi gestisce il progetto deve saper collaborare, mettersi nei panni degli altri ed essere aperto alla condivisione e discussione di idee, mettendo insieme più punti di vista e aspetti cosi da dar vita insieme a soluzioni innovative ma al contempo strutturate, complete in grado di soddisfare i bisogni e risolvere le criticità di tutti gli attori coinvolti.
In conclusione, essendo lo smart working un tema molto complesso e che genera innumerevoli impatti e richiede cambiamenti radicali nella mentalità delle persone, è evidente che per la riuscita di un progetto di smart working debbano entrare in gioco numerose competenze – alcune tecniche, altre più soft – essenziali per la buona gestione di un progetto e per facilitare una progressiva e sentita adesione al cambiamento da parte di tutti.
Testo di Lucia Goracci, Innovation Advisor e People & Organization Expert in Seedble.
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