Sembra tornare in auge l’ufficio-fabbrica; non il modello di Taylor ovviamente, ma quello basata sul processo Lean Production ideato da Toyota, che in estrema sintesi significa eliminazione degli sprechi occulti, in particolare ottimizzazione di tempi e spazi, che sono le cause principali di spreco in ufficio, applicando i principi Lean ai flussi documentali e informativi.
Soprattutto serve il Lean Thinking, come ha spiegato al Seminario Assufficio Michele Bonfiglioli, AD di Bonfiglioli Consulting che abbiamo intervistato insieme a Giuseppe Segalla, senior partner di KM Management Consulting, altro pioniere della visione “snella”.
Questo approccio in ufficio ha avuto uno sviluppo ritardato rispetto alla fabbrica dove il flusso è più visibile, ma negli ultimi si è diffuso in modo notevole anche in Italia soprattutto tra le aziende che hanno già applicato la Lean Production in fabbrica e sentono l’esigenza di ampliarla agli uffici, ma ci sono interessanti applicazioni anche nel mondo bancario.
Spiega l’ing Bonfiglioli “Per realizzare un flusso continuo di attività senza fermate e attese è indispensabile partire dal Lean Thinking e dai suoi principi” che in estrema sintesi si possono identificare nei cinque punti fondamentali: definire il valore, identificare il flusso del valore, far scorrere il flusso del valore, tirare il flusso, ricercare la perfezione.
Il modello lean office viene condiviso e applicato con facilità in Italia? “Ogni progetto di cambiamento richiede un grosso sforzo -risponde Bonfiglioli- il cambio di mentalità e di atteggiamento è sicuramente il più ostico da modificare”.
Concorda Segalla “È un approccio culturale diverso, talvolta opposto rispetto a quello normalmente in uso nelle PMI; è un cambiamento organizzativo che trova resistenze finché non si ottengono i primi risultati importanti che ripagano lo sforzo; è importante che il cambiamento emerga dal basso con teamworks di progetto e con il sistema di miglioramento continuo Kaizen”.
All’estero che situazione si presenta? “All’estero è meno sentita l’esigenza del controllo ed è più comune la “contaminazione” tra luogo di lavoro e luoghi del tempo libero, tra cui il divertimento- risponde Bonfiglioli- nel senso che anche il posto di lavoro può essere allegro grazie ad aree lounge e break annesse agli uffici”.
Segalla, che ha avuto esperienze professionali in Brasile afferma che “La diffusione dell’approccio Lean è più facile nei Paesi che hanno una storia industriale recente e non devono vivere la trasformazione da Mass Production a Lean Production riducendo la resistenza al cambiamento”.
Ecco i punti base per l’applicazione della Lean Organization in ufficio sintetizzati da Bonfiglioli Cosulting:
1:Valutare la struttura organizzativa attuale ed eventualmente ridisegnare la struttura dopo aver valutato processi, competenze e saturazione degli addetti;
2: Definire processi snelli, dove sono state isolate ed attaccate le attività non a valore;
3: Riorganizzare l’ambiente di lavoro per renderlo adeguato alle attività, con focus su ergonomia, ordine e luminosità;
4:Valutare le tecnologie a disposizione nelle aziende e confrontarle con i riferimenti di mercato, quantificando il gap rispetto ai valori di benchmark.
Le applicazioni Lean negli Uffici hanno dimostrato che si possono ottenere i seguenti risultati:
Produttività: da +10% a +30%
Lead time dei processi: da -20% a -60%
Spazi occupati dagli uffici: da -15% a -50%
Assenteismo: da -5% a -20%
Turnover del personale: da -10% a -30%
Energia: -20%
A questi risultati quantificabili, sono da aggiungere benefici qualitativi quali miglior clima aziendale, maggiore attrattività di talenti, immagine di un’azienda moderna ed innovativa, maggior flessibilità nell’utilizzo degli spazi, riduzione della complessità dei processi e di conseguenza degli errori.
