L’ufficio che viviamo oggi è a metà tra l’ufficio che era e quello che sarà. Come gestire allora questo workplace transizionale? Il webinar “How can I get my workforce back to the Office?”, organizzato da Condeco e inserito nella rubrica WOWbinar, ha fornito alcuni spunti di analisi interessanti. Un workplace organizzato tecnologicamente e basato su 5 parole chiave irrinunciabili: flessibilità, collaborazione, socializzazione, benessere e coordinamento.
L’ufficio pre corona virus era caratterizzato spesso da postazioni fisse, lavoro da casa molto occasionale, meeting face- to-face, ambienti pensati per determinate attività e gestibili attraverso la tecnologia e una specifica cultura organizzativa aziendale.
È questo il punto di partenza descritto da Donna Forshaw, vice presidente Sales America Condeco, e relatrice unica del webinar.
La pandemia ha avuto su questo scenario effetti positivi e negativi. I lavoratori americani hanno dichiarato come positivi, per esempio, il risparmio di tempo e soldi del pendolarismo, la flessibilità nell’organizzazione del lavoro e anche la possibilità di indossare vestiti più comodi mentre si lavora. Dall’altra parte le sensazioni di isolamento e le difficoltà di concentrazione e di motivazione sono stati gli aspetti negativi maggiormente lamentati.
Ora una formula semplice può guidare le aziende verso il ritorno in ufficio:
cambiamento di comportamenti abituali + cambiamento di mentalità + cambio di aspettative = abilitare la collaborazione, la flessibilità e la produttività.
O detto in un alto modo, siccome abbiamo sperimentato che si può lavorare ovunque, dobbiamo tornare in ufficio soprattutto perché è il luogo non solo per il lavoro, ma anche per molto altro.
Oggi viviamo un ufficio a metà tra quello che è stato e quello che sarà, un transitional workplace, come lo ha definito Donna Forshaw, caratterizzato ancora dall’enfasi verso le misure igieniche e la necessità di sicurezza, ma che racchiude in sé le potenzialità del lavoro online che abbiamo svolto negli ultimi mesi.
Il ruolo della tecnologia diventa dunque cruciale: c’è bisogno di una “working schedule technology” che permetta di organizzare gli spazi e gli incontri, regolando i flussi e la densità, con strumenti già in uso – come desk e meeting room management software – e nuovi, ad esempio per il contact tracing, un fattore essenziale nel periodo post pandemia caratterizzato da una forza lavoro più mobile e una organizzazione più flessibile.
Inoltre, la tecnologia aiuta a venire incontro anche a quei bisogni di cui siamo diventati più consci durante il corona virus, come l’essere sempre informati sulle attività dell’azienda e sulle condizioni di salute dei colleghi, la flessibilità e la possibilità di scegliere dove e come lavorare e la recezione di chiare linee guida in tempo reale.
Infine, per aiutare la riorganizzazione dell’ufficio transizionale, Condeco ha raccolto 5 punti:
- Flessibilità: lasciare alle persone la possibilità di decidere dove vogliono lavorare, sia da casa, spazi terzi, sia in uffici.
- Collaborazione: usare l’ufficio per attività project-based o per il team-work.
- Socializzazione: connettere tra di loro i dipendenti e all’organizzazione per mantenere la cultura aziendale.
- Benessere: accrescere il senso di benessere facendo lavorare i dipendenti come loro vogliono lavorare.
- Coordinamento: fare in modo che i giusti strumenti siano prenotabili nello spazio giusto, nel tempo giusto e per la giusta attività.
Testo di Gabriele Masi.
