Quali sono le migliori pratiche adottate dalle aziende durante la crisi sanitaria? Su quali aspetti sono intervenute? Quali sono state le aeree di intervento, le strategie e gli strumenti di reazione? A queste domande hanno risposto Gaia Morselli e Gianluca Arlati di Great Place to Work Italia in un webinar che ha visto come protagoniste anche le esperienze di Medtronic Italia e Elettronica SpA.
Sei sono in particolare le categorie di intervento: comunicazione interna, digitalizzazione e mantenimento del contatto con le persone, ascolto e feedback continuo, formazione, supporto al benessere psicofisico personale e famigliare, mantenimento dello spirito di squadra e di famiglia.
Queste pratiche che si sono rivelate punti di forza per affrontare la crisi possono certamente essere un valido suggerimento anche per tutte le aziende che si stanno organizzando adesso per la fase di rientro.

Le aree di intervento.

Le aziende che hanno attraversato al meglio la fase pandemica sono quelle che hanno avuto un approccio pro-attivo soprattutto nei confronti dei propri dipendenti. È questo ciò che emerge dal webinar Pratiche eccellenti delle migliori aziende ai tempi del covid-19 organizzato da Great Place to Work Italia (GPTW).

Applicando la metodologia di GPTW che utilizza il Cultural Audit – uno strumento di indagine che segue il viaggio ideale del dipendente nella propria azienda dal primo contatto con esso nella fase di selezione, fino alla crescita e sviluppo personale- la survey evidenzia che, delle 9 aree di intervento identificate, 6 sono quelle in cui le aziende hanno maggiormente investito.

1. Comunicazione interna e mantenimento del contatto con le persone nonostante la distanza. All’interno di quest’area 4 aspetti fondamentali: digitalizzazione, intensificazione della comunicazione, utilizzo di video come strumento di comunicazione capace di creare una relazione più diretta e uno stile comunicativo basato sulla positività.

2. Ascolto e feedback continuo:un’attenzione verso i bisogni e le esigenze dei dipendenti basata sul sincerarsi delle condizioni e registrare le necessità, in modo da mantenere il più possibile una personale comfort zone.

3. Formazione: investire sulle competenze delle persone, e su programmi di formazione più mirati e accessibili, ripensando i programmi formativi. Aumentare il know-how come strategia per la ripartenza.

4 e 5. Supporto al benessere fisico e psicologico personale e supporto al benessere famigliare.Non solo policy sulla sicurezza e polizze sanitarie, ma anche corsi online sul fitness, nutrizione, economia, mindfulness e yoga. Insieme a questo, un aiuto è stato dato in ottica di possibilità di assistenza e cura dei propri cari: flessibilità e riduzione dell’orario di lavoro, permessi extra, evitare il ricorso ad ammortizzatori sociali, programmi di supporto per i figli per aiutarli nello svolgimento dei compiti scolastici.

6. Spirito di squadra e di famiglia: un’area in cui tutte le aziende si sono sbizzarrite in maniera creativa ideando giochi interattivi, challenge tra gruppi di colleghi, apertivi digitali. Strategie importanti in questo ambito sono state il potenziamento dei social network interni e la calendarizzazione di diversi eventi, dai compleanni dei colleghi agli appuntamenti da non perdere. Un modo ideale anche per le aziende che hanno optato per la cassa integrazione, per rassicurare i propri dipendenti che l’azienda continuava ad investire su di loro e che sarebbero stati parte del futuro dell’azienda.

Informazione e engagement: la radio aziendale di Medtronic Italia.

Tra le aziende eccellenti ha raccontato la sua esperienza Medtronic, azienda leader nel settore della tecnologia sanitaria già in smart working da oltre tre anni, che tra le altre apparecchiature mediche produce anche respiratori.

Un’idea particolarmente interessante è stata l’utilizzo della radio aziendale. Il progetto si è basato su un piano di informazione ed engagement strutturato, con tre obiettivi principali: tenere informate le persone su cosa stava succedendo, soprattutto nel primo periodo dove la confusione era massima; dare linee guida chiare di comportamento, soprattutto per tecnici e venditori a stretto contatto con il cliente; tenere motivata e collegata l’organizzazione, aumentando l’orgoglio e il senso di appartenenza raccontando l’impatto reale del lavoro di tutta l’azienda nel periodo dell’emergenza, evidenziando il ruolo di primo piano dell’azienda durante la pandemia. Riuscire a comunicare l’impatto del business di Medtronic nella realtà ha aumentato la consapevolezza della mission aziendale.

“All’inizio, l’amministratore delegato ed altri colleghi davano informazioni sulla salute, sulle decisioni aziendali e su quello che l’azienda aveva deciso. In una seconda fase abbiamo utilizzato la radio per dare voce ai nostri colleghi soprattutto coloro che erano a contatto con le strutture ospedaliere e pazienti per portare esempi di come abbiamo aiutato gli ospedali e i medici fornendo attrezzature che erano e sono tutt’ora fortemente richieste”, spiega Alessandra Sama, HR Director. “Abbiamo però offerto anche il divertimento nella comunicazione digitale attraverso happy hour con informazioni leggere e culturali: eravamo guidati da un DJ professionista che collabora con noi da diverso tempo e gli argomenti e le testimonianze erano intervallate dalla musica che lui sceglieva per noi”.

Condivisione degli obiettivi e tecnologia: app per la sicurezza in Elettronica.

Le best practice di Elettronica, azienda che opera nel settore della difesa elettronica e seconda testimonial eccellente, si sono basato e soprattutto sul benessere psicofisico dei collaboratori e sul sostegno ai loro nuclei famigliari.

“Noi non abbiamo mai interrotto la nostra attività nemmeno durante il lock down e abbiamo reagito alla crisi facendo perno sulla fiducia”, ha raccontato l’HR Director Emanuele Galtieri. “Avendo costruito un forte legame coi dipendenti, siamo stati in grado di affrontare la situazione di emergenza nel migliore dei modi: abbiamo riscontrato un grande senso di responsabilità e avuto a bordo le rappresentanze sindacali in maniera egregia remando tutti nella stessa direzione. Siamo stati tempestivi, abbiamo swtichato verso lo smart working e, per le persone che non potevano lavorare da casa, abbiamo offerto la flessibilità organizzativa. Ancor prima che uscissero per decreti e quarantene, abbiamo accordato dei permessi retribuiti in aggiunta, e dato la possibilità di una assicurazione sanitaria ad hoc per i dipendenti e la famiglia per i prossimi 2 anni, una serie di opportunità che vanno a lenire il rischio”.

L’azienda è anche intervenuta sul layout organizzativo: un esempio è l’iniziativa del “packed lunch” aziendale per favorire il distanziamento sociale, basata su un’app di prenotazione del pranzo che viene consegnato direttamente alla postazione di lavoro, evitando al dipendente di doversi recare nella mensa.
“Abbiamo voluto anche garantire la possibilità della pausa caffè. Pur avendo chiuso le aree relax interne all’ufficio, abbiamo aperte aree esterne, all’aria aperta, per un break più sicuro”.

Tecnologica è stata anche la scelta per la gestione del rientro in ufficio: “Abbiamo pensato ad un’app per aumentare la sicurezza delle nostre persone che risponde a tutti i requisiti di privacy previsti. Con il badge aziendale si attiva il termoscanner e con la camera ottica si individua se i dispositivi individuali di protezione sono indossati e se si è in regola. A questo abbiamo aggiunto l’app di tracing, un diario di bordo dei contatti all’interno aziendale. Si attiva solo all’interno dell’azienda e si disattiva una volta all’esterno. Nel caso di una positività, il medico dell’azienda avrà accesso ai dati per inviare un alert alle persone che sono state in contatto con il soggetto”.

Uno strumento per aiutare i dipendenti ad essere più sicuri e a provare ad avere un ripristino della normalità in tempi molto più rapidi.
“È su base volontaria sia per chi ha cellulare aziendale e personale”, conclude Galtieri. “Abbiamo raggiunto un accordo con le parti sindacali e, attraverso una comunicazione interna per far cogliere l’importanza per la salute e la sicurezza, abbiamo ottenuto un pieno consenso su questa tematica”.

Testo di Gabriele Masi.